Secara umum piutang adalah merupakan hak atas uang, barang dan jasa kepada orang lain. Senada dengan hal tersebut Bambang Subroto (1991:63) berpendapat bahwa :
“Piutang adalah tagihan (klaim) kepada pihak lain atas uang, barang atau jasa yang untuk kepentingan Akuntansi”.
Sedangkan Harngren dan Harison (1997:42) mengemukakan :
“Piutang adalah Suatu aktiva yang timbul karena perusahaan menjual barangnya atau memberikan jasanya kepada para pelanggan dan menerima janji bahwa pelanggan akan memberikan sejumlah uang kepada perusahaan pada suatu waktu dimasa yang akan datang”.
Dari pengertian tersebut, piutang mengandung makna, tagihan yang akan timbul atas penyerahan barang atau jasa dari perusahaan kepada pelanggan yang akan dilunasi dengan uang dimasa yang datang.
Menurut Zaki Baridwan (1992:124) pengertian piutang sebagai akibat dari usaha normal perusahaan tersebut piutang dagang atau dengan kata lain bahwa piutang dagang menunjukkan piutang yang timbul dari penjualan barang-barang dan jasa-jasa yang dihasilkan perusahaan.
Sedangkan Atep Adya Barata (1990:331) berpendapat bahwa :
“Piutang dagang (Accounts Receivable atau Trade Receivable) adalah merupakan tagihan yang timbul atau diperoleh karena adanya kegiatan penjualan barang atau jasa secara kredit (tidak tunai)”.
Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2061522-pengertian-piutang/#ixzz1h1OjHMLo
Definisi Piutang:
1. Mas’ud Machfoedz, 1999
Adalah klaim terhadap pihak lain agar pihak lain tersebut membayar sejumlah uang atau jasa dalam waktu paling lama satu tahun atau satu periode akuntansi, jika periode akuntansi tersebut lebih lama dari satu tahun.
2. Efraim Ferdinan G, 1993
adalah tuntutan kepada pihak lain untuk memperoleh uang, barang atau jasa tertentu (aktiva) pada masa yang akan datang, sebagai akibat penyerahan barang atau jasa yang dilakukan saat ini.
Klasifikasi Piutang menurut IAI dlm PSAK No.9 Paragraf 07e:
- Piutang usaha
- Piutang lain-lain
Piutang usaha:
merupakan piutang akibat penjualan hasil bidang usaha utama perusahaan.
Piutang lain-lain:
adalah piutang yang tidak berasal dari hasil bidang usaha utama perusahaan, seperti:
- Piutang bunga
- Piutang dividen
- Uang muka pegawai
- Uang muka perusahaan cabang/anak
Penilaian Piutang Usaha
Menyangkut masalah penentuan nilai piutang yang harus disajikan di dalam laporan keuangan, meliputi:
A. Pengakuan piutang mula-mula
B. Taksiran jumlah kerugian piutang
C. Piutang yang tidak sepenuhnya dikuasai perusahaan atau
piutang yang digunakan untuk mencari dana.
A. Pengakuan Piutang Mula-mula
Ada tiga cara melakukan pengakuan penjualan yang berpengaruh terhadap pengakuan jumlah piutang mula-mula, yaitu:
i. Metode kotor
ii. Metode bersih
iii. Metode cadangan
i. Metode kotor, mengakui jumlah piutang sebesar penjualan tanpa dipengaruhi oleh potongan yang akan diberikan. Apabila debitur ternyata mengambil potongan, maka akan diakui sebagai pengurang jumlah penjualan.
ii. Metode bersih, mengakui jumlah piutang setelah dikurangi potongan penjualan. Apabila ternyata debitur tidak memanfaatkan potongan, maka akan mengakibatkan timbulnya kelebihan pembayaran atas piutang. Kelebihan ini diakui sebagai penghasilan lain-lain/di luar operasi
iii. Metode cadangan, mengakui jumlah piutang sebesar jumlah sebelum dikurangi potongan, tp penjualan diakui sebesar jumlah setelah dikurangi potongan. Selisihnya dicatat sebagai ‘Cadangan potongan penjualan’.
Contoh kasus 1:
Pada tanggal 1 Des 2003 PT. Arum menjual barang dengan syarat 2/10 – n/30 dengan harga Rp. 4.000.000,-
Pada tanggal 8 Des 2003 diterima pelunasan piutang dari penjualan barang tanggal 1 Des 2003
Bagaimanakah jurnal yang harus dibuat, apabila digunakan ketiga metode di atas?
Contoh kasus 2:
Pada tanggal 1 Des 2003 PT. Arum menjual barang dengan syarat 2/10 – n/30 dengan harga Rp. 4.000.000,-
Pada tanggal 12 Des 2003 diterima pelunasan piutang dari penjualan barang tanggal 1 Des 2003
Bagaimanakah jurnal yang harus dibuat, apabila digunakan ketiga metode di atas?
B. Taksiran Jumlah Kerugian Piutang
Jumlah piutang yang disajikan dalam neraca hendaknya menunjukkan jumlah bersih yang diperkirakan dapat direalisir (Net realizable value). Untuk itu harus dilakukan prediksi terhadap jumlah piutang yang mungkin tidak akan tertagih. Piutang yang tidak tertagih diakui sebagai kerugian piutang.
Untuk menentukan besarnya piutang yang wajar perlu dibentuk cadangan penghapusan piutang (Allowance for Bad Debt)
Ada 3 cara untuk menaksir besarnya cadangan penghapusan piutang:
- Menggunakan analisis umur piutang (Aging Schedule)
- Taksiran dari saldo akhir piutang di Neraca
- Taksiran dari jumlah penjualan kredit selama satu periode
- Analisis Umur Piutang
Contoh kasus:
Perusahaan ‘Cinta’ pada tanggal 31 Des 1997 mempunyai data tentang piutang sebagai berikut ;
Nama
Debitur Tanggal harus dilunasi Jumlah Piutang Umur piutang
A 5 Jan 1998 Rp. 1.500.000 Blm Jth Tempo
B 10 Jan 1998 2.200.000 Blm Jth Tempo
C 5 Des 1997 600.000 26 hari
D 15 Okt 1997 420.000 75 hari
E 29 Des 1997 1.100.000 2 hari
F 18 Maret 1997 280.000 293 hari
G 10 Okt 1996 80.000 441 hari
H 15 Nov 1997 160.000 46 hari
I 5 Agst 1997 90.000 148 hari
J 8 Jan 1998 1.200.000 Blm Jth Tempo
- Taksiran dari saldo akhir piutang dalam Neraca
Jumlah cadangan kerugian piutang yang ditentukan dari saldo dalam neraca biasanya disebabkan oleh adanya metode penjualan yang sering kali dilakukan secara tunai, sehingga apabila timbul piutang jumlahnya relatif kecil.
Cara menentukan jumlah cadangan kerugian piutang adl sbb:
Contoh:
Dari Piutang PT. ‘Leo’ sebesar Rp. 7.630.000, ditaksir 5 % tak tertagih, maka cadangan kerugian piutang adalah sebesar 5 % X Rp. 7.630.000 = Rp. 381.500.
- Taksiran dari jumlah kredit selama satu periode
Penentuan jumlah cadangan kerugian piutang dengan cara ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang sering mengadakan penjualan dengan cara tidak tunai, sehingga jumlah yang mungkin tidak tertagih lebih tepat jika ditunjukkan dari jumlah penjualan.
Contoh:
Perusahaan ‘Scorpion’ menjual barang selama satu tahun sebesar Rp. 20.000.000 terdiri dari penjualan tunai Rp. 4.000.000 dan sisanya penjualan secara kredit. Misalnya cadangan kerugian piutang ditetapkan 2,5 % maka cadangan kerugian piutangnya adalah 2,5 % X Rp. 16.000.000 = Rp. 400.000.-
Pengakuan dan Pencatatan Kerugian Piutang:
- Metode Langsung (Direct Write off), kerugian piutang diakui dan dicatat ketika debitur sudah tidak mungkin lagi membayar utangnya
Contoh:
Misalnya Tuan ‘A’ menyatakan tidak bisa membayar Utangnya sebesar Rp. 100.000,- Jurnalnya adl:
Kerugian Piutang Rp. 100.000 -
Piutang Tuan ‘A’ – Rp. 100.000
Apabila Tuan ‘A’ menyatakan bisa membayar kembali utangnya, maka:
- Apabila pernyataan tsb disampaikan dalam tahun yang sama dengan dilakukannya penghapusan piutang maka dilakukan jurnal pembatalan (di-revers)
- Apabila pernyataan disampaikan dalam tahun sesudahnya dilakukan penghapusan piutang maka, jurnalnya:
Piutang Tuan ‘A’/Kas Rp. 100.000 -
Laba Piutang tak tertagih – Rp. 100.000
- Metode Cadangan (Allowance for Uncollectible Method), menentukan kerugian piutang pada tanggal laporan keuangan dengan memperkirakan jumlah tertentu yang tidak bisa ditangih.
Jurnal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Pada waktu ditentukannya cadangan kerugian piutang:
Kerugian Piutang Rp. xxx -
Cad. Kerugian Piutang – Rp. xxx
2. Apabila timbul piutang tak tertagih
Cad. Kerugian Piutang Rp. xxx -
Piutang – Rp. xxx
3. Apabila piutang debitur yang telah dihapus membayar kembali
Piutang Tuan ‘A’/Kas Rp. xxx -
Cad. Kerugian Piutang – Rp. Xxx
C. Mencari dana dengan Piutang
Apabila perusahaan ingin mengkonversi piutang menjadi kas sebelum piutang tersebut jatuh tempo/belum dibayar oleh debitur, maka ada 3 cara yang dapat dilakukan:
1. Menjaminkan piutang (assignment)
2. Menjual piutang (factoring)
3. Menggadaikan piutang (pledging)
Ad. 1. Menjaminkan piutang
Dalam keadaan ini perusahaan akan memperoleh jumlah kas tertentu dari penjamin (assignor), misalnya bank. Perusahaan harus segera membayar secara berangsur kepada penjamin apabila piutang sudah tertagih, meliputi pokok penjamin, biaya pinjaman dan biaya bunga. Piutang yang dijaminkan mengurangi jumlah aktiva lancar (modal kerja) di dalam Neraca. Piutang yang dijaminkan harus dicantumkan secara jelas untuk menunjukkan terbatasnya penguasaan perusahaan atas piutang tersebut.
Contoh:
Pada tanggal 1 Des 2004 perusahaan ‘Gadis Kembar’ menjaminkan piutang sebesar Rp. 1.000.000 dengan memperoleh pinjaman bank ‘CBA’ sebesar Rp. 800.000 bunga 12 % per tahun dari saldo akhir tahun utang berjalan, beban biaya Rp. 5.000
Jurnal:
1 Des 2004 Kas Rp. 795.000 -
Biaya Pinjaman 5.000 -
Utang atas jaminan Piutang – Rp. 800.000
Piutang dijaminkan Rp. 1.000.000 -
Piutang – Rp. 1.000.000
Pada tanggal 30 Des 2004 puitang dibayar ke perusahaan sebesar Rp. 400.000. Perusahaan membayarkannya ke bank di tambah bunga
30 Des 2004 Kas Rp. 400.000 -
Piutang dijaminkan – Rp. 400.000
Utang atas jaminan Piutang Rp. 400.000 -
Biaya bunga 80.000*) -
Kas – Rp. 480.000
*) Biaya bunga: 800.000 x 12 % x 1 bulan = 80.000
Penyajian piutang di jaminan dalam neraca 31 Des 2004 sbb:
Aktiva lancar:
Piutang Rp. xxx.xxx
Piutang dijaminkan Rp. 600.000
Piutang atas jaminan 400.000
200.000 +
Rp. xxx.xxx
Apabila utang atas jaminan dilunasi sebelum debitur melunasi piutangnya maka akun piutang yang dijaminkan dibatalkan:
Piutang Rp. xxx -
Piutang dijaminkan – Rp. xxx
Ad. 2. Penjualan Piutang
Jika dana diperoleh dengan menjual piutang, maka hak menagih berpindah dari perusahaan kreditur kepada pihak yang membeli piutang.
Dalam penjualan piutang pada umumnya ditentukan cadangan dari retur penjualan dan penurunan harga karena kerusakan dan sudah diperhitungkan pula kemungkinan tidak tertagihnya sebagian piutang. Dengan demikian pembeli piutang hanya membayar sebagian saja dari piutang yang dijual. Rekening piutang yang dijual harus dihapus dari laporan keuangan.
Contoh:
Pada tgl 1 Des 1997 PT. ‘SIUS’ menjual piutang sebesar Rp. 1.000.000 kepada bank ‘Game’. Bank ‘Game’ membayar Rp. 800.000 dengan discount 5 %, sedangkan Rp. 200.000 ditentukan sebagai cadangan kemungkinan retur penjualan dan penghapusan piutang.
Jurnal 1 Des 1997:
Kas Rp. 760.000*) -
Biaya Penjualan Piutang 40.000*) -
Piutang pada bank ‘game’ 200.000 -
Piutang – Rp. 1.000.000
*) 5 % x Rp. 800.000 = Rp. 40.000,
Rp. 800.000 – Rp. 40.000 = Rp. 760.000
Apabila timbul pengembalian barang oleh debitur Rp. 50.000 dan penghapusan piutang krn tdk tertagih Rp. 60.000, maka jurnalnya:
Retur penjualan Rp. 50.000 -
Cadangan kerugian piutang 60.000 -
Piutang pada bank ‘game’ – Rp. 110.000
Apabila seluruh piutang yang ditagih oleh bank ‘Game’ sudah lunas maka sisanya menjadi hak perusahaan, dicatat sbb:
Piutang/Kas Rp. 90.000 -
Piutang pada bank ‘Game’ – Rp. 90.000*)
*) Rp. 1.000.000 – (Rp. 50.000 + Rp. 60.000 + Rp. 800.000) = Rp. 90.000
Ad. 3. Menggadaikan piutang
Kalau dilakukan hal ini piutang tetap dicantumkan sebagai aktiva lancar seluruhnya hanya diberi catatan masalah penggadaiannya. Dalam pledging ini utang gadai hanya menandai piutang tersebut, tetapi pada prinsipnya seperti utang biasa (utang usaha, utang bank, dsb)
Sumber Bacaan:
Buku Akuntansi Keuangan Menengah/Intermediate karangan:
1. DR. Mas’ud Machfoedz
2. Harnanto
3. Efraim Ferdinan Giri
Kamis, 05 Januari 2012
SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN
Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
Bagian Order Penjualan
Bagian Otorita Kredit
Bagian Billing/Piutang
Bagian Stock & Delivery
Bagian Buku Besar
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
Penawaran Harga (PH)
Order Form (OF)
Memo
Purcahse Order (PO)
Surat Pengantar Supplier (SPS)
Berita Acara Penerimaan
Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1 & 2 Tembusan pengiriman
3 Tembusan langganan
4. Arsip bagian delivery
Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
Invoice/Faktur
1. Invoice
2. tembusan Piutang
3. tembusan Jurnal
4. arsip di bagian order penjualan
Faktur Pajak
1. Faktur Pajak
2. Arsip
3. Extra Copy
Kwitansi
Sumber daya
Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan
Strukture Organisasi
Melakukan konsolidasi
Sasaran
Automatisasi system akuntansi Penjualan
Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
Dll
Waktu yang diperlukan
Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
Konsultan/dokumentasi : -
Programmer : -
Pelatihan : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
Menerima Perintah/Permintaan Barang
Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
Menyerahkan barang kepada customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
Menerbitkan faktur pajak.
Menerbitkan listing penjualan harian
Mendistribusikan Dokumen
Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
Menerima copy Faktur Pajak.
Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
Menerima Copy Po dari bagian pembelian
Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
Bagian Order Penjualan
Bagian Otorita Kredit
Bagian Billing/Piutang
Bagian Stock & Delivery
Bagian Buku Besar
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
Penawaran Harga (PH)
Order Form (OF)
Memo
Purcahse Order (PO)
Surat Pengantar Supplier (SPS)
Berita Acara Penerimaan
Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1 & 2 Tembusan pengiriman
3 Tembusan langganan
4. Arsip bagian delivery
Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
Invoice/Faktur
1. Invoice
2. tembusan Piutang
3. tembusan Jurnal
4. arsip di bagian order penjualan
Faktur Pajak
1. Faktur Pajak
2. Arsip
3. Extra Copy
Kwitansi
Sumber daya
Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan
Strukture Organisasi
Melakukan konsolidasi
Sasaran
Automatisasi system akuntansi Penjualan
Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
Dll
Waktu yang diperlukan
Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
Konsultan/dokumentasi : -
Programmer : -
Pelatihan : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
Menerima Perintah/Permintaan Barang
Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
Menyerahkan barang kepada customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
Menerbitkan faktur pajak.
Menerbitkan listing penjualan harian
Mendistribusikan Dokumen
Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
Menerima copy Faktur Pajak.
Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
Menerima Copy Po dari bagian pembelian
Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.
Sistem Akuntansi dan Kontrol Internal
1.Dasar Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengupulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.
Sistem akuntansi berkembang melalui tiga langkah ketika perusahaan dan mengalami perubahan.
Langkah pertama, analisis (analysis) terdiri dari
1) identifikasi kebutuhan dari pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan 2) penentuan bagaimana system akan menyajikan informasi tersebut.
Langkah kedua, sistem akuntansi didesain (desaigned) sehingga mampu memenuhi kebutuhan para pengguna.
Pada langkah terakhir, system akuntansi diterapkan (implemented) dan digunakan.
Pengendalian internal dan metode pengolahan data merupakan hal yang mendasar dalam sistem akuntansi. Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
2.Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal adalah memberikan jaminan yang wajar bahwa:
a.Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
b.Informasi bisnis akurat.
c.Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan (employee fraud).
Unsur-unsur pengendalian internal (elements of internal control) adalah:
a.Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian yang faktornya antara lain dipengaruhi oleh falsafah dan gaya operasi manajemen. Selain itu, struktur organisasi usaha yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan pengendalian operasi juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji, dan promosi karyawan juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
b.Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko antara lain perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan factor ekonomi seperti perubahan suku bunga, dan pelanggaran karyawan terhadap prosedur perusahaan. Setelah resiko dapat diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersbut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan menentukan tindakan-tindakan untuk meminimumkannya.
c.Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian diterapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk penggelapan. Diantara prosedur-prosedur itu adalah:
Pegawai yang kompeten, perputaran tugas, dan cuti wajib.
Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan.
Pemisahan operasi, pengamanan aktiva, dan akuntansi.
Prosedur pembuktian dan pengamanan.
d.Pemantauan
Pemantauan terhadap system pengendalian internal akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
e.Informasi dan komunikasi
Informasi yang valid mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
3.Sistem Akuntansi Manual
a.Buku Besar Pembantu
Sistem akuntansi harus dirancang untuk menyajikan informasi-informasi mengenai jumlah-jumlah tagihan kepada berbagai pelanggan (account receivable) dan jumlah yang harus dibayar pada kreditor (account payable).
Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi, disebut buku besar umum (general ledger).
Akun untuk masing-masing pelanggan disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut sebagai buku besar pembantu piutang usaha (account receivable subsidiary ledger) atau buku besar pelanggan (customers ledger). Sedangkan akun untuk masing-masing kreditor disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut buku besar pembantu utang usaha (account payable subsidiary ledger) atau buku besar kreditor (creditors ledger).
b.Jurnal Khusus
Salah satu cara memproses data secara lebih efisien pada system akuntansi manual adalah memperluas jurnal dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (multikolom). Ada lagi yang disebut jurnal khusus (special jornal) yang dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang.
Transaksi yang lazim terjadi pada perusahaan jasa berskala kecil dan menengah serta jurnal khusus yang biasa digunakan untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Pemberian jasa secara kredit dicatat pada jurnal pendapatan
Penerimaan kas dari mana saja dicatat pada jurnal penerimaan kas
Pembelian barang secara kredit dicatat pada jurnal pembelian
Pembayaran kas untuk apa saja dicatat pada jurnal pembayaran kas
4.Siklus Pendapatan dan Penagihan
Jurnal Pendapatan
Jurnal ini hanya digunakan untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Pendapatan yang diterima secara tunai dicatat pada jurnal penerimaan kas.
Jurnal Penerimaan Kas
Semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas (cash receipt journal).
5.Siklus Pembelian dan Pembayaran
Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian (purchased jornal) dirancang untuk mencatat semua pembelian secara kredit (purchased on account).
Jurnal Pembayaran Kas
Kolom khusus untuk jurnal pembayaran kas (cash payment journal) ditentukan dengan cara yang sama seperti jurnal pendapatan, pembelian, dan penerimaan kas. Faktor penentunya adalah jenis transaksi yang akan dicatat dan seberapa sering transaksi itu terjadi.
6.Modifikasi atas Sistem Akuntansi Manual
Buku Besar Pembantu Tambahan
Umumnya, buku besar pembantu digunakan untuk akun-akun yang terdiri dari banyak pos, yang masing-masing memiliki karakteristik khusus. Misalnya perusahaan bisa menggunakan buku besar pembantu peralatan untuk menampung semua hal yang berkaitan dengan peralatan yang dibeli.
Jurnal Khusus yang Dimodifikasi
Perusahaan bisa memodifikasi jurnal khususnya dengan menambahkan satu atau beberapa kolom untuk mencatat transaksi yang sering terjadi.
7.Sistem Akuntansi Terkomputerisasi
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mirip dengan system akuntansi manual. Keunggulan utama dari system akuntansi yang terkomputerisasi adalah pencatatan serta posting transaksi secara simultan, tingkat akurasi yang tinggi, dan kecepatan pelaporan. Aplikasi akuntansi yang digunakan misalnya QuickBooks®.
8.E-Commerce
E-commerce adalah penggunaan internet untuk menjalankan transaksi usaha. B2C e-commerce melibatkan transaksi internet antara perusahaan dengan para pelangannya dan juga antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. E-commerce dapat digunakan untuk memperbaiki kecepatan dan efisiensi pada siklus pendapatan/penagihan dan siklus pembelian/pembayaran. Penerapan lebih luas mengenai e-commerce meliputi perencanaan dan koordinasi para pemasok, pelanggan, dan proses desain produk.
Sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengupulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.
Sistem akuntansi berkembang melalui tiga langkah ketika perusahaan dan mengalami perubahan.
Langkah pertama, analisis (analysis) terdiri dari
1) identifikasi kebutuhan dari pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan 2) penentuan bagaimana system akan menyajikan informasi tersebut.
Langkah kedua, sistem akuntansi didesain (desaigned) sehingga mampu memenuhi kebutuhan para pengguna.
Pada langkah terakhir, system akuntansi diterapkan (implemented) dan digunakan.
Pengendalian internal dan metode pengolahan data merupakan hal yang mendasar dalam sistem akuntansi. Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
2.Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal adalah memberikan jaminan yang wajar bahwa:
a.Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
b.Informasi bisnis akurat.
c.Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan (employee fraud).
Unsur-unsur pengendalian internal (elements of internal control) adalah:
a.Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian yang faktornya antara lain dipengaruhi oleh falsafah dan gaya operasi manajemen. Selain itu, struktur organisasi usaha yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan pengendalian operasi juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji, dan promosi karyawan juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
b.Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko antara lain perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan factor ekonomi seperti perubahan suku bunga, dan pelanggaran karyawan terhadap prosedur perusahaan. Setelah resiko dapat diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersbut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan menentukan tindakan-tindakan untuk meminimumkannya.
c.Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian diterapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk penggelapan. Diantara prosedur-prosedur itu adalah:
Pegawai yang kompeten, perputaran tugas, dan cuti wajib.
Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan.
Pemisahan operasi, pengamanan aktiva, dan akuntansi.
Prosedur pembuktian dan pengamanan.
d.Pemantauan
Pemantauan terhadap system pengendalian internal akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
e.Informasi dan komunikasi
Informasi yang valid mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
3.Sistem Akuntansi Manual
a.Buku Besar Pembantu
Sistem akuntansi harus dirancang untuk menyajikan informasi-informasi mengenai jumlah-jumlah tagihan kepada berbagai pelanggan (account receivable) dan jumlah yang harus dibayar pada kreditor (account payable).
Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi, disebut buku besar umum (general ledger).
Akun untuk masing-masing pelanggan disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut sebagai buku besar pembantu piutang usaha (account receivable subsidiary ledger) atau buku besar pelanggan (customers ledger). Sedangkan akun untuk masing-masing kreditor disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut buku besar pembantu utang usaha (account payable subsidiary ledger) atau buku besar kreditor (creditors ledger).
b.Jurnal Khusus
Salah satu cara memproses data secara lebih efisien pada system akuntansi manual adalah memperluas jurnal dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (multikolom). Ada lagi yang disebut jurnal khusus (special jornal) yang dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang.
Transaksi yang lazim terjadi pada perusahaan jasa berskala kecil dan menengah serta jurnal khusus yang biasa digunakan untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Pemberian jasa secara kredit dicatat pada jurnal pendapatan
Penerimaan kas dari mana saja dicatat pada jurnal penerimaan kas
Pembelian barang secara kredit dicatat pada jurnal pembelian
Pembayaran kas untuk apa saja dicatat pada jurnal pembayaran kas
4.Siklus Pendapatan dan Penagihan
Jurnal Pendapatan
Jurnal ini hanya digunakan untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Pendapatan yang diterima secara tunai dicatat pada jurnal penerimaan kas.
Jurnal Penerimaan Kas
Semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas (cash receipt journal).
5.Siklus Pembelian dan Pembayaran
Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian (purchased jornal) dirancang untuk mencatat semua pembelian secara kredit (purchased on account).
Jurnal Pembayaran Kas
Kolom khusus untuk jurnal pembayaran kas (cash payment journal) ditentukan dengan cara yang sama seperti jurnal pendapatan, pembelian, dan penerimaan kas. Faktor penentunya adalah jenis transaksi yang akan dicatat dan seberapa sering transaksi itu terjadi.
6.Modifikasi atas Sistem Akuntansi Manual
Buku Besar Pembantu Tambahan
Umumnya, buku besar pembantu digunakan untuk akun-akun yang terdiri dari banyak pos, yang masing-masing memiliki karakteristik khusus. Misalnya perusahaan bisa menggunakan buku besar pembantu peralatan untuk menampung semua hal yang berkaitan dengan peralatan yang dibeli.
Jurnal Khusus yang Dimodifikasi
Perusahaan bisa memodifikasi jurnal khususnya dengan menambahkan satu atau beberapa kolom untuk mencatat transaksi yang sering terjadi.
7.Sistem Akuntansi Terkomputerisasi
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mirip dengan system akuntansi manual. Keunggulan utama dari system akuntansi yang terkomputerisasi adalah pencatatan serta posting transaksi secara simultan, tingkat akurasi yang tinggi, dan kecepatan pelaporan. Aplikasi akuntansi yang digunakan misalnya QuickBooks®.
8.E-Commerce
E-commerce adalah penggunaan internet untuk menjalankan transaksi usaha. B2C e-commerce melibatkan transaksi internet antara perusahaan dengan para pelangannya dan juga antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. E-commerce dapat digunakan untuk memperbaiki kecepatan dan efisiensi pada siklus pendapatan/penagihan dan siklus pembelian/pembayaran. Penerapan lebih luas mengenai e-commerce meliputi perencanaan dan koordinasi para pemasok, pelanggan, dan proses desain produk.
Elemen-elemen Pengendalian Intern
Setelah sebelumnya kita membahas tentang “ Struktur Pengendalian Intern ” pada kesempatan ini kita akan membahas tentang ” Elemen-Elemen Dalam Struktur Pengendalian Intern “
Elemen-Elemen Dalam Struktur Lingkungan Pengendalian
- filosofi dan gaya operasional manajemen –> Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya yang menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan.Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
- struktur organisasi –> Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
- dewan komisaris dan audit komite –>Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris).Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
- metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab –>Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
- metode pengendalian manajemen –> Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
- kebijakkan dan praktik kepegawaian –> Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
- pengaruh ekstern –> Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.
Elemen-Elemen Dalam Struktur Sistem Akuntansi
- dokumentasi sistem akuntansi –> prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang didalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterpkan secara seragam.
- telusuran audit –> digunakan dalam konsep auditor eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan.Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuangan yang dihasilkan dalah layak.
Elemen-Elemen Dalam Struktur Prosedur Pengendalian
- penggunaan wewenang secara tepat dalam organisasi –> Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
- pembagian tugas –> Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
- dokumen dan catatan yang memadai –> Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
- keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan –> keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
- pengecekan independen terhadap kinerja –> Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
http://aksartono.edublogs.org/files/2008/10/bab-04-struktur-pengendalian-intern-spi.pdf
http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/
BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN (SIA) BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN
Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi.Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input,proses,output,menejemen data dan pengendaliannya.
1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual
Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.
2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi
Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.
Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :
a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.
e. Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.
SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.
Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.
SISTEM WEB-BASED
Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.
TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER
Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat.
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.
d. Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.
BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)
Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.
KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT
Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.
Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa..
PENGKODEAN DAFTAR REKENING.
Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:
1) Block account codes.
Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.
2) Group Account Codes.
Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).
SUMBER DATA DAN INPUT.
Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.
2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.
3) Transaksi non-rutin
4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:
1) Akrual.
2) Defferal.
3) Revaluasi.
4) Koreksi.
5) Jurnal pembalik.
6) Jurnal penutup.
PENROSESAN DATA.
Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:
a) Pemrosesan data transaksi harian.
Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.
b) Pemrosesan akhir periode.
Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.
INFORMASI
Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:
1. Analisis general ledger.
Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.
2. Laporan keuangan
Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.
3. Laporan manajerial
Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.
MANAJEMEN DATA
1. Pendekatan file-oriented
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
2. General Ledger Master File
File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
3. Current Journal Voucher File
File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.
4. General Ledger Historiy File
Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.
5. Responsibility Center Master File
Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.
6. Budget Master File
Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.
7. Financial Report Format File
Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.
PENGENDALIAN UMUM
1. Pengendalian Organisasional
2. Pengendalian Dokumentasi
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
4. Pengendalian Praktik Manajemen
5. Pengendalian Operasi Pusat Data
6. Pengendalian Otorisasi
1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual
Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.
2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi
Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.
Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :
a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.
e. Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.
SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)
Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.
Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.
SISTEM WEB-BASED
Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.
TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER
Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat.
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.
d. Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.
BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)
Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.
KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT
Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.
Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa..
PENGKODEAN DAFTAR REKENING.
Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:
1) Block account codes.
Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.
2) Group Account Codes.
Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).
SUMBER DATA DAN INPUT.
Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.
2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.
3) Transaksi non-rutin
4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:
1) Akrual.
2) Defferal.
3) Revaluasi.
4) Koreksi.
5) Jurnal pembalik.
6) Jurnal penutup.
PENROSESAN DATA.
Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:
a) Pemrosesan data transaksi harian.
Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.
b) Pemrosesan akhir periode.
Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.
INFORMASI
Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:
1. Analisis general ledger.
Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.
2. Laporan keuangan
Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.
3. Laporan manajerial
Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.
MANAJEMEN DATA
1. Pendekatan file-oriented
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
2. General Ledger Master File
File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
3. Current Journal Voucher File
File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.
4. General Ledger Historiy File
Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.
5. Responsibility Center Master File
Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.
6. Budget Master File
Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.
7. Financial Report Format File
Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.
PENGENDALIAN UMUM
1. Pengendalian Organisasional
2. Pengendalian Dokumentasi
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
4. Pengendalian Praktik Manajemen
5. Pengendalian Operasi Pusat Data
6. Pengendalian Otorisasi
MANAJEMEN DATA
Artikel ini membahas tentang data Manajemen.Sistem pengolahan data menyimpan data secara elektronik dengan cara untuk mengatur unit data ke dalam unit yang lebih kecil lebih besar secara terstruktur dan hirarkis. Secara rinci, data dari hirarki data yang terkecil ke data terbesar dapat ditampilkan sebagai berikut:
Lapangan, yang merupakan koleksi terkecil dari elemen data yang disimpan dalam ruang (space) fisik.
Rekam, adalah sejumlah bidang yang dikelompokkan untuk membentuk unit data, yang juga menggambarkan atribut khusus dari suatu entitas.
File, adalah satu set catatan serupa. Contohnya adalah seluruh catatan piutang pelanggan dikumpulkan di satu tempat yang disebut akun piutang file
Data base, adalah kumpulan file yang membentuk sebuah unit data yang besar. Dengan data yang dikumpulkan menjadi sebuah perusahaan database, koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan (update) dan akses data menjadi lbih lancar.
Di masa lalu, perusahaan akan membuat program file baru setiap kali informasi kebutuhn perubahan. Akibatnya jumlah file induk diadakan juga meningkat. Hari ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan akan melayani kebutuhan informasi tanpa perlu menambahkan program baru dan file. Istilah umum dalam konsep database untuk tahu adalah:
Pendekatan database (pendekatan database). Pendekatan ini melihat data sebagai sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi tidak hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu. Secara umum, perbedaan dalam pengelolaan data dengan cara lama (pendekatan file) dan cara-cara baru (pendekatan database).
Database manajemen sistem (sistem manajemen database / DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan antarmuka (antara data dan program aplikasi).
Database sistem (sistem database), yang merupakan kombinasi dari database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.
Administartor database (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab untuk menangani dan mengelola database.
Data warehouse, adalah database yang dimiliki oleh suatu perusahaan,. Datawarehouse dibangun dengan memanfaatkan teknologi canggih.
Dalam sistem berorientasi file (file-berorientasi sistem), programmer harus mengetahui lokasi fisik dan tata letak catatan yang digunakan dalam program aplikasi.Pendekatan database untuk mengetahui dua cara untuk melihat data adalah pandangan perspektif logis) dan perspektif fisik (tampilan fisik).
Logical view (pandangan logis) yang terkait dengan konsep tentang bagaimana pengguna mengatur, melihat, dan memahami hubungan antara data. Fisik view (tampilan fisik) yang berkaitan dengan bagaimana dan di mana data fisik dibuat dan disimpan pada disket, hard disk, tape, atau media lainnya.
Perangkat lunak sistem manajemen database berfungsi untuk menghubungkan antara cara data disimpan secara fisik pada disk dan cara logis melihat data oleh setiap pengguna. DBMS Database kontrol sehingga pengguna dapat mengakses, menghasilkan informasi, atau memperbarui data tanpa harus mengetahui bagaimana data secara fisik disimpan.Dengan demikian, pengguna hanya mendefinisikan data yang bertanggung jawab pesyaratan tanpilan logis mereka tanpa perlu mengubah tampilan fisik. Selain itu, database administrator juga dapat mengubah penyimpanan fisik data bahkan jika pengguna tidak mengubah program aplikasi yang relevan.
Karyawan pengolahan data menggunakan sudut pandang fisik untuk efisiensi penggunaan perangkat penyimpanan dan data peralatan pengolahan lainnya. Dalam hal ini database administrator bertanggung jawab untuk menyimpan data tersebut secara fisik bahwa persyaratan logis terpenuhi.
Penggunaan sistem database untuk mengelola data organisasi memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
Integrasi data, informasi dapat dihasilkan dengan menggabungkan data tanpa batas.
Pelaporan fleksibilitas, laporan tersebut dapat direvisi dengan mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal laporan berkala.
Minimalkan pengulangan dan inkonsistensi data, karena unsur-unsur data disimpan hanya sekali, pengulangan dan inkonsistensi data dapat diminimalkan.
Kemerdekaan data, karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing nasing diubah tanpa mempengaruhi satu sama lain. Hal ini menyederhanakan manajemen data dan pemrograman.
Sentralisasi manajemen data, data pendekatan dasar, manejemen data menjadi lebih efisien karena database administrator bertanggung jawab untuk mengkoordinasu, mengendalikan, dan mengelola database.
Keamanan, perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan yang melekat, seperti password yang membantu memastikan integritas data.
Lintas-fungsional analisis, hubungan database antara elemen data.
Lapangan, yang merupakan koleksi terkecil dari elemen data yang disimpan dalam ruang (space) fisik.
Rekam, adalah sejumlah bidang yang dikelompokkan untuk membentuk unit data, yang juga menggambarkan atribut khusus dari suatu entitas.
File, adalah satu set catatan serupa. Contohnya adalah seluruh catatan piutang pelanggan dikumpulkan di satu tempat yang disebut akun piutang file
Data base, adalah kumpulan file yang membentuk sebuah unit data yang besar. Dengan data yang dikumpulkan menjadi sebuah perusahaan database, koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan (update) dan akses data menjadi lbih lancar.
Di masa lalu, perusahaan akan membuat program file baru setiap kali informasi kebutuhn perubahan. Akibatnya jumlah file induk diadakan juga meningkat. Hari ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan akan melayani kebutuhan informasi tanpa perlu menambahkan program baru dan file. Istilah umum dalam konsep database untuk tahu adalah:
Pendekatan database (pendekatan database). Pendekatan ini melihat data sebagai sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi tidak hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu. Secara umum, perbedaan dalam pengelolaan data dengan cara lama (pendekatan file) dan cara-cara baru (pendekatan database).
Database manajemen sistem (sistem manajemen database / DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan antarmuka (antara data dan program aplikasi).
Database sistem (sistem database), yang merupakan kombinasi dari database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.
Administartor database (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab untuk menangani dan mengelola database.
Data warehouse, adalah database yang dimiliki oleh suatu perusahaan,. Datawarehouse dibangun dengan memanfaatkan teknologi canggih.
Dalam sistem berorientasi file (file-berorientasi sistem), programmer harus mengetahui lokasi fisik dan tata letak catatan yang digunakan dalam program aplikasi.Pendekatan database untuk mengetahui dua cara untuk melihat data adalah pandangan perspektif logis) dan perspektif fisik (tampilan fisik).
Logical view (pandangan logis) yang terkait dengan konsep tentang bagaimana pengguna mengatur, melihat, dan memahami hubungan antara data. Fisik view (tampilan fisik) yang berkaitan dengan bagaimana dan di mana data fisik dibuat dan disimpan pada disket, hard disk, tape, atau media lainnya.
Perangkat lunak sistem manajemen database berfungsi untuk menghubungkan antara cara data disimpan secara fisik pada disk dan cara logis melihat data oleh setiap pengguna. DBMS Database kontrol sehingga pengguna dapat mengakses, menghasilkan informasi, atau memperbarui data tanpa harus mengetahui bagaimana data secara fisik disimpan.Dengan demikian, pengguna hanya mendefinisikan data yang bertanggung jawab pesyaratan tanpilan logis mereka tanpa perlu mengubah tampilan fisik. Selain itu, database administrator juga dapat mengubah penyimpanan fisik data bahkan jika pengguna tidak mengubah program aplikasi yang relevan.
Karyawan pengolahan data menggunakan sudut pandang fisik untuk efisiensi penggunaan perangkat penyimpanan dan data peralatan pengolahan lainnya. Dalam hal ini database administrator bertanggung jawab untuk menyimpan data tersebut secara fisik bahwa persyaratan logis terpenuhi.
Penggunaan sistem database untuk mengelola data organisasi memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
Integrasi data, informasi dapat dihasilkan dengan menggabungkan data tanpa batas.
Pelaporan fleksibilitas, laporan tersebut dapat direvisi dengan mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal laporan berkala.
Minimalkan pengulangan dan inkonsistensi data, karena unsur-unsur data disimpan hanya sekali, pengulangan dan inkonsistensi data dapat diminimalkan.
Kemerdekaan data, karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing nasing diubah tanpa mempengaruhi satu sama lain. Hal ini menyederhanakan manajemen data dan pemrograman.
Sentralisasi manajemen data, data pendekatan dasar, manejemen data menjadi lebih efisien karena database administrator bertanggung jawab untuk mengkoordinasu, mengendalikan, dan mengelola database.
Keamanan, perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan yang melekat, seperti password yang membantu memastikan integritas data.
Lintas-fungsional analisis, hubungan database antara elemen data.
Siklus Pemrosesan Transaksi – SIA – Arus Pemrosesan Data | AIS dan MIS
Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi.
Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.
Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.
Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi
Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Siklus-siklus transaksi yang lazim.
Siklus
Peristiwa (Event) yang biasanya tercakup
Pendapatan
Pembelanjaan
Manajemen Sumberdaya
Konversi Produk
Pelaporan keuangan dan buku besar umum
· Penjualan produk atau jasa
· Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual.
· Pembelian bahan atau jasa
· Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli.
· Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia.
· Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead.
· Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya.
· Penyediaan laporan-laporan keuangan.
Sasaran dan Fungsi Siklus
Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan
Sumber
Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :
· Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.
· Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.
· Transaksi balikan (Reversing transaction).
Bentuk-Bentuk Masukan
· Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
· Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum yang sesuai adalah :
1. Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum.
2. Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum.
3. Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas.
4. Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti (a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung.
Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
· Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
· Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
· Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
· Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
· Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.
Bagan Perkiraan Berkode
Buku besar disusun berdasarkan fondasi yang dikenal sebagai bagan perkiraan. Yang paling cocok untuk mengkodean bagan perkiraan, yaitu : kode blok dan kode kelompok.
Daftar Pustaka :
Accounting Information System, Marshall B. Romney and Paul Jhon Steinbart, Edisi 8
“Data kuliah[dot]tk” ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.
Sumber : http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/siklus-pemrosesan-transaksi-sia-arus.html
Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.
Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.
Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi
Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Siklus-siklus transaksi yang lazim.
Siklus
Peristiwa (Event) yang biasanya tercakup
Pendapatan
Pembelanjaan
Manajemen Sumberdaya
Konversi Produk
Pelaporan keuangan dan buku besar umum
· Penjualan produk atau jasa
· Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual.
· Pembelian bahan atau jasa
· Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli.
· Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia.
· Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead.
· Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya.
· Penyediaan laporan-laporan keuangan.
Sasaran dan Fungsi Siklus
Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan
Sumber
Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :
· Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.
· Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.
· Transaksi balikan (Reversing transaction).
Bentuk-Bentuk Masukan
· Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
· Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum yang sesuai adalah :
1. Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum.
2. Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum.
3. Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas.
4. Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti (a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung.
Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
· Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
· Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
· Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
· Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
· Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.
Bagan Perkiraan Berkode
Buku besar disusun berdasarkan fondasi yang dikenal sebagai bagan perkiraan. Yang paling cocok untuk mengkodean bagan perkiraan, yaitu : kode blok dan kode kelompok.
Daftar Pustaka :
Accounting Information System, Marshall B. Romney and Paul Jhon Steinbart, Edisi 8
“Data kuliah[dot]tk” ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.
Sumber : http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/siklus-pemrosesan-transaksi-sia-arus.html
Langganan:
Postingan (Atom)