Kamis, 05 Januari 2012

SISTEM PIUTANG DAGANG

Secara umum piutang adalah merupakan hak atas uang, barang dan jasa kepada orang lain. Senada dengan hal tersebut Bambang Subroto (1991:63) berpendapat bahwa :
“Piutang adalah tagihan (klaim) kepada pihak lain atas uang, barang atau jasa yang untuk kepentingan Akuntansi”.
Sedangkan Harngren dan Harison (1997:42) mengemukakan :
“Piutang adalah Suatu aktiva yang timbul karena perusahaan menjual barangnya atau memberikan jasanya kepada para pelanggan dan menerima janji bahwa pelanggan akan memberikan sejumlah uang kepada perusahaan pada suatu waktu dimasa yang akan datang”.
Dari pengertian tersebut, piutang mengandung makna, tagihan yang akan timbul atas penyerahan barang atau jasa dari perusahaan kepada pelanggan yang akan dilunasi dengan uang dimasa yang datang.
Menurut Zaki Baridwan (1992:124) pengertian piutang sebagai akibat dari usaha normal perusahaan tersebut piutang dagang atau dengan kata lain bahwa piutang dagang menunjukkan piutang yang timbul dari penjualan barang-barang dan jasa-jasa yang dihasilkan perusahaan.
Sedangkan Atep Adya Barata (1990:331) berpendapat bahwa :
“Piutang dagang (Accounts Receivable atau Trade Receivable) adalah merupakan tagihan yang timbul atau diperoleh karena adanya kegiatan penjualan barang atau jasa secara kredit (tidak tunai)”.
Sumber: http://id.shvoong.com/writing-and-speaking/presenting/2061522-pengertian-piutang/#ixzz1h1OjHMLo
Definisi Piutang:
1. Mas’ud Machfoedz, 1999
Adalah klaim terhadap pihak lain agar pihak lain tersebut membayar sejumlah uang atau jasa dalam waktu paling lama satu tahun atau satu periode akuntansi, jika periode akuntansi tersebut lebih lama dari satu tahun.
2. Efraim Ferdinan G, 1993
adalah tuntutan kepada pihak lain untuk memperoleh uang, barang atau jasa tertentu (aktiva) pada masa yang akan datang, sebagai akibat penyerahan barang atau jasa yang dilakukan saat ini.
Klasifikasi Piutang menurut IAI dlm PSAK No.9 Paragraf 07e:
- Piutang usaha
- Piutang lain-lain
Piutang usaha:
merupakan piutang akibat penjualan hasil bidang usaha utama perusahaan.
Piutang lain-lain:
adalah piutang yang tidak berasal dari hasil bidang usaha utama perusahaan, seperti:
- Piutang bunga
- Piutang dividen
- Uang muka pegawai
- Uang muka perusahaan cabang/anak
Penilaian Piutang Usaha
Menyangkut masalah penentuan nilai piutang yang harus disajikan di dalam laporan keuangan, meliputi:
A. Pengakuan piutang mula-mula
B. Taksiran jumlah kerugian piutang
C. Piutang yang tidak sepenuhnya dikuasai perusahaan atau
piutang yang digunakan untuk mencari dana.
A. Pengakuan Piutang Mula-mula
Ada tiga cara melakukan pengakuan penjualan yang berpengaruh terhadap pengakuan jumlah piutang mula-mula, yaitu:
i. Metode kotor
ii. Metode bersih
iii. Metode cadangan
i. Metode kotor, mengakui jumlah piutang sebesar penjualan tanpa dipengaruhi oleh potongan yang akan diberikan. Apabila debitur ternyata mengambil potongan, maka akan diakui sebagai pengurang jumlah penjualan.
ii. Metode bersih, mengakui jumlah piutang setelah dikurangi potongan penjualan. Apabila ternyata debitur tidak memanfaatkan potongan, maka akan mengakibatkan timbulnya kelebihan pembayaran atas piutang. Kelebihan ini diakui sebagai penghasilan lain-lain/di luar operasi
iii. Metode cadangan, mengakui jumlah piutang sebesar jumlah sebelum dikurangi potongan, tp penjualan diakui sebesar jumlah setelah dikurangi potongan. Selisihnya dicatat sebagai ‘Cadangan potongan penjualan’.
Contoh kasus 1:
Pada tanggal 1 Des 2003 PT. Arum menjual barang dengan syarat 2/10 – n/30 dengan harga Rp. 4.000.000,-
Pada tanggal 8 Des 2003 diterima pelunasan piutang dari penjualan barang tanggal 1 Des 2003
Bagaimanakah jurnal yang harus dibuat, apabila digunakan ketiga metode di atas?
Contoh kasus 2:
Pada tanggal 1 Des 2003 PT. Arum menjual barang dengan syarat 2/10 – n/30 dengan harga Rp. 4.000.000,-
Pada tanggal 12 Des 2003 diterima pelunasan piutang dari penjualan barang tanggal 1 Des 2003
Bagaimanakah jurnal yang harus dibuat, apabila digunakan ketiga metode di atas?
B. Taksiran Jumlah Kerugian Piutang
Jumlah piutang yang disajikan dalam neraca hendaknya menunjukkan jumlah bersih yang diperkirakan dapat direalisir (Net realizable value). Untuk itu harus dilakukan prediksi terhadap jumlah piutang yang mungkin tidak akan tertagih. Piutang yang tidak tertagih diakui sebagai kerugian piutang.
Untuk menentukan besarnya piutang yang wajar perlu dibentuk cadangan penghapusan piutang (Allowance for Bad Debt)
Ada 3 cara untuk menaksir besarnya cadangan penghapusan piutang:
- Menggunakan analisis umur piutang (Aging Schedule)
- Taksiran dari saldo akhir piutang di Neraca
- Taksiran dari jumlah penjualan kredit selama satu periode
- Analisis Umur Piutang
Contoh kasus:
Perusahaan ‘Cinta’ pada tanggal 31 Des 1997 mempunyai data tentang piutang sebagai berikut ;
Nama
Debitur Tanggal harus dilunasi Jumlah Piutang Umur piutang
A 5 Jan 1998 Rp. 1.500.000 Blm Jth Tempo
B 10 Jan 1998 2.200.000 Blm Jth Tempo
C 5 Des 1997 600.000 26 hari
D 15 Okt 1997 420.000 75 hari
E 29 Des 1997 1.100.000 2 hari
F 18 Maret 1997 280.000 293 hari
G 10 Okt 1996 80.000 441 hari
H 15 Nov 1997 160.000 46 hari
I 5 Agst 1997 90.000 148 hari
J 8 Jan 1998 1.200.000 Blm Jth Tempo
- Taksiran dari saldo akhir piutang dalam Neraca
Jumlah cadangan kerugian piutang yang ditentukan dari saldo dalam neraca biasanya disebabkan oleh adanya metode penjualan yang sering kali dilakukan secara tunai, sehingga apabila timbul piutang jumlahnya relatif kecil.
Cara menentukan jumlah cadangan kerugian piutang adl sbb:
Contoh:
Dari Piutang PT. ‘Leo’ sebesar Rp. 7.630.000, ditaksir 5 % tak tertagih, maka cadangan kerugian piutang adalah sebesar 5 % X Rp. 7.630.000 = Rp. 381.500.
- Taksiran dari jumlah kredit selama satu periode
Penentuan jumlah cadangan kerugian piutang dengan cara ini biasanya dilakukan oleh perusahaan yang sering mengadakan penjualan dengan cara tidak tunai, sehingga jumlah yang mungkin tidak tertagih lebih tepat jika ditunjukkan dari jumlah penjualan.
Contoh:
Perusahaan ‘Scorpion’ menjual barang selama satu tahun sebesar Rp. 20.000.000 terdiri dari penjualan tunai Rp. 4.000.000 dan sisanya penjualan secara kredit. Misalnya cadangan kerugian piutang ditetapkan 2,5 % maka cadangan kerugian piutangnya adalah 2,5 % X Rp. 16.000.000 = Rp. 400.000.-
Pengakuan dan Pencatatan Kerugian Piutang:
- Metode Langsung (Direct Write off), kerugian piutang diakui dan dicatat ketika debitur sudah tidak mungkin lagi membayar utangnya
Contoh:
Misalnya Tuan ‘A’ menyatakan tidak bisa membayar Utangnya sebesar Rp. 100.000,- Jurnalnya adl:
Kerugian Piutang Rp. 100.000 -
Piutang Tuan ‘A’ – Rp. 100.000
Apabila Tuan ‘A’ menyatakan bisa membayar kembali utangnya, maka:
- Apabila pernyataan tsb disampaikan dalam tahun yang sama dengan dilakukannya penghapusan piutang maka dilakukan jurnal pembatalan (di-revers)
- Apabila pernyataan disampaikan dalam tahun sesudahnya dilakukan penghapusan piutang maka, jurnalnya:
Piutang Tuan ‘A’/Kas Rp. 100.000 -
Laba Piutang tak tertagih – Rp. 100.000
- Metode Cadangan (Allowance for Uncollectible Method), menentukan kerugian piutang pada tanggal laporan keuangan dengan memperkirakan jumlah tertentu yang tidak bisa ditangih.
Jurnal yang harus dilakukan adalah sebagai berikut;
1. Pada waktu ditentukannya cadangan kerugian piutang:
Kerugian Piutang Rp. xxx -
Cad. Kerugian Piutang – Rp. xxx
2. Apabila timbul piutang tak tertagih
Cad. Kerugian Piutang Rp. xxx -
Piutang – Rp. xxx
3. Apabila piutang debitur yang telah dihapus membayar kembali
Piutang Tuan ‘A’/Kas Rp. xxx -
Cad. Kerugian Piutang – Rp. Xxx
C. Mencari dana dengan Piutang
Apabila perusahaan ingin mengkonversi piutang menjadi kas sebelum piutang tersebut jatuh tempo/belum dibayar oleh debitur, maka ada 3 cara yang dapat dilakukan:
1. Menjaminkan piutang (assignment)
2. Menjual piutang (factoring)
3. Menggadaikan piutang (pledging)
Ad. 1. Menjaminkan piutang
Dalam keadaan ini perusahaan akan memperoleh jumlah kas tertentu dari penjamin (assignor), misalnya bank. Perusahaan harus segera membayar secara berangsur kepada penjamin apabila piutang sudah tertagih, meliputi pokok penjamin, biaya pinjaman dan biaya bunga. Piutang yang dijaminkan mengurangi jumlah aktiva lancar (modal kerja) di dalam Neraca. Piutang yang dijaminkan harus dicantumkan secara jelas untuk menunjukkan terbatasnya penguasaan perusahaan atas piutang tersebut.
Contoh:
Pada tanggal 1 Des 2004 perusahaan ‘Gadis Kembar’ menjaminkan piutang sebesar Rp. 1.000.000 dengan memperoleh pinjaman bank ‘CBA’ sebesar Rp. 800.000 bunga 12 % per tahun dari saldo akhir tahun utang berjalan, beban biaya Rp. 5.000
Jurnal:
1 Des 2004 Kas Rp. 795.000 -
Biaya Pinjaman 5.000 -
Utang atas jaminan Piutang – Rp. 800.000
Piutang dijaminkan Rp. 1.000.000 -
Piutang – Rp. 1.000.000
Pada tanggal 30 Des 2004 puitang dibayar ke perusahaan sebesar Rp. 400.000. Perusahaan membayarkannya ke bank di tambah bunga
30 Des 2004 Kas Rp. 400.000 -
Piutang dijaminkan – Rp. 400.000
Utang atas jaminan Piutang Rp. 400.000 -
Biaya bunga 80.000*) -
Kas – Rp. 480.000
*) Biaya bunga: 800.000 x 12 % x 1 bulan = 80.000
Penyajian piutang di jaminan dalam neraca 31 Des 2004 sbb:
Aktiva lancar:
Piutang Rp. xxx.xxx
Piutang dijaminkan Rp. 600.000
Piutang atas jaminan 400.000
200.000 +
Rp. xxx.xxx
Apabila utang atas jaminan dilunasi sebelum debitur melunasi piutangnya maka akun piutang yang dijaminkan dibatalkan:
Piutang Rp. xxx -
Piutang dijaminkan – Rp. xxx
Ad. 2. Penjualan Piutang
Jika dana diperoleh dengan menjual piutang, maka hak menagih berpindah dari perusahaan kreditur kepada pihak yang membeli piutang.
Dalam penjualan piutang pada umumnya ditentukan cadangan dari retur penjualan dan penurunan harga karena kerusakan dan sudah diperhitungkan pula kemungkinan tidak tertagihnya sebagian piutang. Dengan demikian pembeli piutang hanya membayar sebagian saja dari piutang yang dijual. Rekening piutang yang dijual harus dihapus dari laporan keuangan.
Contoh:
Pada tgl 1 Des 1997 PT. ‘SIUS’ menjual piutang sebesar Rp. 1.000.000 kepada bank ‘Game’. Bank ‘Game’ membayar Rp. 800.000 dengan discount 5 %, sedangkan Rp. 200.000 ditentukan sebagai cadangan kemungkinan retur penjualan dan penghapusan piutang.
Jurnal 1 Des 1997:
Kas Rp. 760.000*) -
Biaya Penjualan Piutang 40.000*) -
Piutang pada bank ‘game’ 200.000 -
Piutang – Rp. 1.000.000
*) 5 % x Rp. 800.000 = Rp. 40.000,
Rp. 800.000 – Rp. 40.000 = Rp. 760.000
Apabila timbul pengembalian barang oleh debitur Rp. 50.000 dan penghapusan piutang krn tdk tertagih Rp. 60.000, maka jurnalnya:
Retur penjualan Rp. 50.000 -
Cadangan kerugian piutang 60.000 -
Piutang pada bank ‘game’ – Rp. 110.000
Apabila seluruh piutang yang ditagih oleh bank ‘Game’ sudah lunas maka sisanya menjadi hak perusahaan, dicatat sbb:
Piutang/Kas Rp. 90.000 -
Piutang pada bank ‘Game’ – Rp. 90.000*)
*) Rp. 1.000.000 – (Rp. 50.000 + Rp. 60.000 + Rp. 800.000) = Rp. 90.000
Ad. 3. Menggadaikan piutang
Kalau dilakukan hal ini piutang tetap dicantumkan sebagai aktiva lancar seluruhnya hanya diberi catatan masalah penggadaiannya. Dalam pledging ini utang gadai hanya menandai piutang tersebut, tetapi pada prinsipnya seperti utang biasa (utang usaha, utang bank, dsb)
Sumber Bacaan:
Buku Akuntansi Keuangan Menengah/Intermediate karangan:
1. DR. Mas’ud Machfoedz
2. Harnanto
3. Efraim Ferdinan Giri

SISTEM AKUNTANSI PENJUALAN

Terdapat beberapa cara dalam menjual. Untuk itu sistem yang diaplikasikan disesuaikan dengan operasi dilapangan. Dalam pembahahan ini saya membahas pada sebuah perusahaan dagang yang teridentifikasi beberapa jenis Penjualan di Perusahaan ini yaitu ;
Penjualan Langsung yaitu penjualan dengan mengambil barang dari supplier dan langsung dikirim ke customer.
Penjualan Stock Gudang yaitu penjualan barang dari stock yang telah tersedia di gudang
Penjualan Kombinasi ( langsung + Stock ) yaitu penjualan dengan mengambil barang sebagian dari supplier dan sebagian daris stock yang tersedia di gudang.
Unit Organisasi yang terkait
Procedure penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar transaksi penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik.[1] Dalam system berjalan sesungguhnya terdapat unit-unit fungsional namun belum mendukung arus informasi dapat berjalan dengan baik. Hal ini merupakan salah satu hambatan yang menyebabkan proses pencatatan transaksi tidak berjalan sebagaimana mestinya.
Terdapat 8 (Delapan) unit organisasi yang diperlukan dalam sistem penjualan dan pembelian yaitu :
Bagian Order Penjualan
Bagian Otorita Kredit
Bagian Billing/Piutang
Bagian Stock & Delivery
Bagian Buku Besar
Bagian Pembelian
Bagian Gudang
Bagian IT/Pengolahan Data Elektoronik
Dokumen yang digunakan
Penawaran Harga (PH)
Order Form (OF)
Memo
Purcahse Order (PO)
Surat Pengantar Supplier (SPS)
Berita Acara Penerimaan
Delivery Order / Surat Pengantar / Surat Jalan (DO/SP/SJ)
1 & 2 Tembusan pengiriman
3 Tembusan langganan
4. Arsip bagian delivery
Surat Perintah/permintaan Pengeluaran barang (SPB)
Invoice/Faktur
1. Invoice
2. tembusan Piutang
3. tembusan Jurnal
4. arsip di bagian order penjualan
Faktur Pajak
1. Faktur Pajak
2. Arsip
3. Extra Copy
Kwitansi
Sumber daya
Hardware : Menggunakan fasilitas yang telah tersedia dengan tambahan link
Brainware : Menggunakan Personal yang telah ada dengan memberikan pelatihan
Strukture Organisasi
Melakukan konsolidasi
Sasaran
Automatisasi system akuntansi Penjualan
Terbentuk system pengolahan data terdistribusi
Mengurangi volume pekerjaan bagian akuntansi
Menghindari keterlambatan laporan akuntansi Penjualan
Dll
Waktu yang diperlukan
Aplikasi Penjualan sudah dapat digunakan Juni 2005 untuk bagian-bagian tertentu dan efektif mulai awal periode akuntansi 2006
Biaya
Konsultan/dokumentasi : -
Programmer : -
Pelatihan : -
Uraian Prosedur
Bagian Order Penjualan / Sales/Marketing
Merima Order dari langganan. Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
Memverikasi order langganan mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, Quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, meliputi nama product, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan. Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
Bagian Kredit
Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
Bagian Stock & Delivery
Menerima Oder Penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
Menyiapkan Dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan. Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
Mencatat pembelian, berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau Surat Jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
Membuat Delivery Order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang, untuk penjualan yang mengambil barang di gudang. Atau meminta PO/Memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
Menyerahkan Delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
Menerima Deliveri order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh Langganan
Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
Bagian Gudang
Menerima Perintah/Permintaan Barang
Menyediakan barang sesuai dengan Surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang (Deliveri Order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
Mengembalikan Perintah/Permintaan/Bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
Mencatat Pengeluaran Pada Kartu Persediaan
Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
Menerima PO/Memo, Delivery Order dari bagian Stock & Delivery
Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
Menerima surat Jalan/Surat Pengantar Supplier
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/Po/Surat Jalan Supplier
Menanda tangani Surat Jalan Supplier dan meminta copynya.
Membawa dan Menyerahkan barang ke customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
Penjualan Barang Dari Stock Gudang
Menerima Surat Perintah/Permintaan pengeluaran Barang, Delivery Order
Meminta barang ke gudang dengan meyerahkan Surat Perintah/Permintaan Pengeluaran Barang.
Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh bagian gudang
Menanda tangani Surat Perintah/Permintaan barang dan meminta copynya kepada bagian gudang.
Menyerahkan barang kepada customer
Menyerahkan Delivery Order kepada Customer untuk ditanda tangani.
Meminta Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
Menyerahkan delivery Order lembar 1& 2 kepada bagian Invoice (melalui Kurir)
Menyerahkan Surat Perintah Pengeluaran barang yang telah ditandatangi ke bagian Stock & Delivery. (melalui Kurir)
Bagian Invoice/Faktur
Menerbitkan Faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
Menerbitkan faktur pajak.
Menerbitkan listing penjualan harian
Mendistribusikan Dokumen
Invoice/Faktur, Faktur Pajak lembar ke-1, Deliveri Order lembar ke-1 ke bagian Kredit
Tembusan Penjualan ke pemegang buku piutang
Tembusan Jurnal, Faktur Pajak lembar ke-2, Faktur Pajak Lembar ke-2 Ke bagian buku besar
Mengarsip Invoice lembar ke-4, Delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar Extra Copy.
Bagian Administrasi Keuangan
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
Bagian Piutang
Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
Membuat surat penagihan
B. Bagian buku besar
Bagian Jurnal Penjualan
Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
Menerima copy Faktur Pajak.
Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
Bagian Jurnal Pembelian
Menerima Copy Po dari bagian pembelian
Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
Bagian pengolahan IT/Data elektronik
Bagian IT tidak melakukan fungsi pemasukan data karena semua input telah dimasukan melalui terminal masing-masing bagian. Yang dilakukan oleh bagian ini adalah mengendalikan arus informasi dan mengevaluasi laporan-laporan yang dihasilkan oleh sistem informasi yang selanjutnya diserahkan ke bagian yang berwenang untuk dapat menentukan tindakan apa yang perlu dilakukan.
Bagian IT memberikan support terhadap berjalannya arus informasi dengan baik, pengendalian proses, pemilihan teknologi dll.
Jumlah personal untuk mengisi bagian-bagian tersebut diatas sangat tergantung pada kebutuhan dimana ada bagian yang dapat digabung sehingga beberapa bagian ditanggani oleh seorang personil dan sebaliknya ada bagian yang harus dimekarkan sehingga satu bagian diisi oleh beberapa personal. Arus dokumen disesuaikan dengan bagian yang ada.

Sistem Akuntansi dan Kontrol Internal

1.Dasar Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi (accounting system) adalah metode dan prosedur untuk mengupulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.
Sistem akuntansi berkembang melalui tiga langkah ketika perusahaan dan mengalami perubahan.
Langkah pertama, analisis (analysis) terdiri dari
1) identifikasi kebutuhan dari pihak-pihak yang membutuhkan laporan keuangan 2) penentuan bagaimana system akan menyajikan informasi tersebut.
Langkah kedua, sistem akuntansi didesain (desaigned) sehingga mampu memenuhi kebutuhan para pengguna.
Pada langkah terakhir, system akuntansi diterapkan (implemented) dan digunakan.
Pengendalian internal dan metode pengolahan data merupakan hal yang mendasar dalam sistem akuntansi. Pengendalian internal (internal control) adalah kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan telah diikuti.
2.Pengendalian Internal
Tujuan pengendalian internal adalah memberikan jaminan yang wajar bahwa:
a.Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha.
b.Informasi bisnis akurat.
c.Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan.
Pengendalian internal dapat melindungi aktiva dari pencurian, penggelapan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan (employee fraud).
Unsur-unsur pengendalian internal (elements of internal control) adalah:
a.Lingkungan pengendalian
Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian yang faktornya antara lain dipengaruhi oleh falsafah dan gaya operasi manajemen. Selain itu, struktur organisasi usaha yang merupakan kerangka dasar untuk perencanaan dan pengendalian operasi juga mempengaruhi lingkungan pengendalian. Kebijakan personalia meliputi perekrutan, pelatihan, evaluasi, penetapan gaji, dan promosi karyawan juga mempengaruhi lingkungan pengendalian.
b.Penilaian resiko
Semua organisasi menghadapi resiko. Contoh-contoh resiko antara lain perubahan tuntutan pelanggan, ancaman persaingan, perubahan peraturan, perubahan factor ekonomi seperti perubahan suku bunga, dan pelanggaran karyawan terhadap prosedur perusahaan. Setelah resiko dapat diidentifikasi, maka dapat dilakukan analisis untuk memperkirakan besarnya pengaruh dari resiko tersbut serta tingkat kemungkinan terjadinya, dan menentukan tindakan-tindakan untuk meminimumkannya.
c.Prosedur pengendalian
Prosedur pengendalian diterapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan tercapai, termasuk penggelapan. Diantara prosedur-prosedur itu adalah:
Pegawai yang kompeten, perputaran tugas, dan cuti wajib.
Pemisahan tanggung jawab untuk operasi yang berkaitan.
Pemisahan operasi, pengamanan aktiva, dan akuntansi.
Prosedur pembuktian dan pengamanan.
d.Pemantauan
Pemantauan terhadap system pengendalian internal akan mengidentifikasi dimana letak kelemahannya dan memperbaiki efektivitas pengendalian tersebut.
e.Informasi dan komunikasi
Informasi yang valid mengenai lingkungan pengendalian, penilaian resiko, prosedur pengendalian, dan pemantauan diperlukan oleh manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
3.Sistem Akuntansi Manual
a.Buku Besar Pembantu
Sistem akuntansi harus dirancang untuk menyajikan informasi-informasi mengenai jumlah-jumlah tagihan kepada berbagai pelanggan (account receivable) dan jumlah yang harus dibayar pada kreditor (account payable).
Apabila terdapat jumlah akun yang sangat besar dengan karakteristik yang sama, akun-akun tersebut dapat dikelompokkan ke suatu buku besar terpisah yang disebut buku besar pembantu (subsidiary ledger), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi, disebut buku besar umum (general ledger).
Akun untuk masing-masing pelanggan disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut sebagai buku besar pembantu piutang usaha (account receivable subsidiary ledger) atau buku besar pelanggan (customers ledger). Sedangkan akun untuk masing-masing kreditor disusun menurut abjad pada buku besar pembantu yang disebut buku besar pembantu utang usaha (account payable subsidiary ledger) atau buku besar kreditor (creditors ledger).
b.Jurnal Khusus
Salah satu cara memproses data secara lebih efisien pada system akuntansi manual adalah memperluas jurnal dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom (multikolom). Ada lagi yang disebut jurnal khusus (special jornal) yang dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang berkaitan dengan pengeluaran uang.
Transaksi yang lazim terjadi pada perusahaan jasa berskala kecil dan menengah serta jurnal khusus yang biasa digunakan untuk mencatat transaksi tersebut adalah sebagai berikut:
Pemberian jasa secara kredit dicatat pada jurnal pendapatan
Penerimaan kas dari mana saja dicatat pada jurnal penerimaan kas
Pembelian barang secara kredit dicatat pada jurnal pembelian
Pembayaran kas untuk apa saja dicatat pada jurnal pembayaran kas
4.Siklus Pendapatan dan Penagihan
Jurnal Pendapatan
Jurnal ini hanya digunakan untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit (fees earned on account). Pendapatan yang diterima secara tunai dicatat pada jurnal penerimaan kas.
Jurnal Penerimaan Kas
Semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas dicatat pada jurnal penerimaan kas (cash receipt journal).
5.Siklus Pembelian dan Pembayaran
Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian (purchased jornal) dirancang untuk mencatat semua pembelian secara kredit (purchased on account).
Jurnal Pembayaran Kas
Kolom khusus untuk jurnal pembayaran kas (cash payment journal) ditentukan dengan cara yang sama seperti jurnal pendapatan, pembelian, dan penerimaan kas. Faktor penentunya adalah jenis transaksi yang akan dicatat dan seberapa sering transaksi itu terjadi.
6.Modifikasi atas Sistem Akuntansi Manual
Buku Besar Pembantu Tambahan
Umumnya, buku besar pembantu digunakan untuk akun-akun yang terdiri dari banyak pos, yang masing-masing memiliki karakteristik khusus. Misalnya perusahaan bisa menggunakan buku besar pembantu peralatan untuk menampung semua hal yang berkaitan dengan peralatan yang dibeli.
Jurnal Khusus yang Dimodifikasi
Perusahaan bisa memodifikasi jurnal khususnya dengan menambahkan satu atau beberapa kolom untuk mencatat transaksi yang sering terjadi.
7.Sistem Akuntansi Terkomputerisasi
Sistem akuntansi yang terkomputerisasi mirip dengan system akuntansi manual. Keunggulan utama dari system akuntansi yang terkomputerisasi adalah pencatatan serta posting transaksi secara simultan, tingkat akurasi yang tinggi, dan kecepatan pelaporan. Aplikasi akuntansi yang digunakan misalnya QuickBooks®.
8.E-Commerce
E-commerce adalah penggunaan internet untuk menjalankan transaksi usaha. B2C e-commerce melibatkan transaksi internet antara perusahaan dengan para pelangannya dan juga antara suatu perusahaan dengan perusahaan lainnya. E-commerce dapat digunakan untuk memperbaiki kecepatan dan efisiensi pada siklus pendapatan/penagihan dan siklus pembelian/pembayaran. Penerapan lebih luas mengenai e-commerce meliputi perencanaan dan koordinasi para pemasok, pelanggan, dan proses desain produk.

Elemen-elemen Pengendalian Intern

Setelah sebelumnya kita membahas tentang “ Struktur Pengendalian Intern ” pada kesempatan ini kita akan membahas tentang ” Elemen-Elemen Dalam Struktur Pengendalian Intern
Elemen-Elemen Dalam Struktur Lingkungan Pengendalian
  1. filosofi dan gaya operasional manajemen –> Filosofi adalah seperangkat keyakinan dasar yang menjadi parameter bagi perusahaan dan karyawannya yang menggambarkan apa yang seharusnya dikerjakan dan yang tidak dikerjakan.Gaya Operasional mencerminkan ide manajer tentang bagaimana kegiatan operasi suatu perusahaan harus dikerjakan (Filosofi perusahaan dikomunikasikan melalui gaya operasi manajemen)
  2. struktur organisasi –> Salah satu elemen kunci dalam lingkungan pengendalian adalah struktur organisasi. Struktur Organisasi menunjukkan pola wewenang dan tanggung jawab yang ada dalam suatu perusahaan. (Desentralisasi maupun sentralisasi)
  3. dewan komisaris dan audit komite –>Dewan komisaris merupakan penghubung antara pemegang saham dengan pihak manajemen perusahaan. Pemegang saham mempercayakan pengendalian atas manajemen melalui dewan komisaris (jadi semuanya tergantung dari dewan komisaris).Komite audit dibentuk oleh dewan komisaris untuk melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan pengendalian operasional perusahaan.
  4. metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab –>Metode pendelegasian wewenang dan tanggung jawab mempunyai pengaruh yang penting dalam lingkungan pengendalian. Biasanya metode ini tercermin dalam suatu bagan organisasi.
  5. metode pengendalian manajemen –> Lingkungan pengendalian juga dipengaruhi oleh metode pengendalian manajemen. Metode ini meliputi pengawasan yang efektif (melalui peranggaran), laporan pertanggung jawaban dan audit internal.
  6. kebijakkan dan praktik kepegawaian –> Kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan perekrutan, pelatihan, evaluasi, penggajian dan promosi pegawai, mempunyai pengaruh yang penting dalam mencapai tujuan perusahaan sebagaimana juga dilakukan dalam meminimumkan resiko.
  7. pengaruh ekstern –> Organisasi harus mematuhi aturan-aturan yang dikeluarkan oleh pemerintah maupun pihak yang mempunyai juridiksi atas organisasi. Hal tersebut sangat berpengaruh pada pengendalian intern perusahaan.

Elemen-Elemen Dalam Struktur Sistem Akuntansi
  1. dokumentasi sistem akuntansi –> prosedur-prosedur akuntansi harus dirancang didalam pedoman sistem dan prosedur akuntansi sehingga kebijakan instruksi-instruksi dapat diketahui secara eksplisit dan diterpkan secara seragam.
  2. telusuran audit –> digunakan dalam konsep auditor eksternal yang dibutuhkan opininya terhadap laporan keuangan perusahaan.Adanya telusuran audit/jejak audit auditor boleh yakin bahwa SIA dan laporan keuangan yang dihasilkan dalah layak.

Elemen-Elemen Dalam Struktur Prosedur Pengendalian
  1. penggunaan wewenang secara tepat dalam organisasi –> Setiap transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu dalam organisasi harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi. Dengan adanya pembagian wewenang ini akan mempermudah jika akan dilakukan audit trail, karena otorisasi membatasi aktivitas transaksi hanya pada orang-orang yang terpilih. Otorisasi mencegah terjadinya penyelewengan transaksi kepada orang lain.
  2. pembagian tugas –> Pembagian tugas memisahkan fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi (pencatatan). Dan suatu fungsi tidak boleh melaksanakan semua tahap suatu transaksi.Dengan pemisahakn fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi pencatatan, catatan akuntansi yang disiapkan dapat mencerminkan transaksi yang sesungguhnya terjadi pada fungsi operasi dan fungsi penyimpanan. Jika semua fungsi disatukan, akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnya tidak terjadi, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya, dan sebagai akibatnya kekayaan organisasi tidak terjamin keamanannya.
  3. dokumen dan catatan yang memadai –> Prosedur harus mencakup perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai untuk membantu meyakinkan adanya pencatatan transaksi dan kejadian secara memadai. Selanjutnya dokumen dan catatan yang memadai akan menghasilkan informasi yang teliti dan dapat dipercaya mengenai kekayaan, utang, pendapatan dan biaya suatu organisasi.(biasanya dilakukan berdampingan dengan penggunaan wewenang secara tepat)
  4. keamanan yang memadai terhadap aset dan catatan –> keamanan yang memadai meliputi pembatasan akses ke tempat penyimpanan aset dan catatan perusahaan untuk menghindari terjadinya pencurian aset dan data/informasi perusahaan.
  5. pengecekan independen terhadap kinerja –> Semua catatan mengenai aktiva yang ada harus dibandingkan (dicek) secara periodik dengan aktiva yang ada secara fisik. Pengecekkan inni harus dilakukan oleh suatu unit organisasi yang independen (selain unit fungsi penyimpanan, unit fungsi operasi dan unit fungsi pencatatan) untuk menjaga objektivitas pemeriksaan.
Refrensi :
http://aksartono.edublogs.org/files/2008/10/bab-04-struktur-pengendalian-intern-spi.pdf
http://rooswhan.staff.gunadarma.ac.id/

BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN (SIA) BUKU BESAR DAN SIKLUS PELAPORAN KEUANGAN

Sistem pemprosesan transaksi dalam perusahaan dapat dilakukan secara manual maupun komputerisasi.Dua system pemprosesan tersebut akan mempengaruhi input,proses,output,menejemen data dan pengendaliannya.

1. Sistem pemprosesan transaksi secara manual
Transaksi secara manual dimulai dari dokumen sumber transaksi akan dicatat dalam jurnal khusus dan jurnal umum sesuai dengan tipe transosesmpraksinya.

2. Sistem pemprosesan transaksi berkomputerisasi
Sistem pemprosesan transaksi terkomputerisasi pada dasarnya memiliki proses yang sama dengan system pemprosesan transaksi secara manual.

Beberapa keuntungan pemprosesan transaksi terkomputerisasi dibandingkan dengan pemprosesan transaksi secara manual antara lain :
a. Data transaksi dapat dimasukan melalui alat elektronik dan disimpan dalam media megnetik dari pada disimpan dalam dokumen hardcopy.
b. Data transaksi dapat diverifikasi dengan program edit checks tanpa harus melibatakan tenaga manusia untuk mendeteksi adanya kesalahan.
c. Penambahan data dapat dilakukan dengan mudah dan transaksi dapat didentifikasi dengan cepat.
d. Transaksi dapat diposting dengan cepat kedalam buku besar.
e. Pemprosesan transaksi dan pembuatan neraca saldo dapat dilakukan dengan cepat.
f. Laporan keuangan dan laporan lainnya dapat dibuat kapan saja tanpa harus menunggu sampai akhir periode.
g. Dapat menampilkan jurnal dan buku besar sebagai gambaran dari transaksi yang terjadi.
h. Laporan dapat disiapkan dengan cepat dan mudah yang telah disimpan dalam computer.
i. Dapat dibuat dengan cepat laporan dan analisis untuk manajer dari data yang telah disiapkan dalam computer.

SISTEM ENTERPRISE RESOURCE PLANNING (ERP)

Kelemahan system pemprosesan transaksi terkomputerisasi yany masih tradisional adalah tidak terintegrasinya program-program aplikasi yang digunakan dalam system tersebut.
Sehingga informasi keuangan dan non keuangan yang dihasilkan untuk perencanaan dan pengendaliaan operasi kurang bermanfaat.Untuk mengatasinya sebaiknya menggunakan system ERP.

SISTEM WEB-BASED

Word widw web merupakan jaringan komunikasi informasi.Bagi perusahaan system ini sangat dibutuhkan untuk dapat nenggunakannya harus tersedia program aplikasi.
Imput utama dari siklus buku besar dan laporan keuangan berasal dari output semua siklus lainnya.

TUJUAN SISTEM GENERAL LEDGER

Sistem general ledger menggambarkan pemprosesan keuangan.Tujuan dari system general ledger diantaranya :
a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat.
b. Untuk memposting pada rekening yang tepat.
c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit.
d. Mengakomodasi kebutuhan pembuatan jurnal penyesuaian.
e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat.

BAGAN REKENING (CHART OF ACCOUNT)

Bagan rekening adalah rekening dalam perusahaan yang meliputi aset,ekuitas,pendapatan dan biaya-biaya.Komposisi kode rekening yang ada dalam chart of accout didesain sesuai dengan kebutuhan informasi internal dan eksternal perusahaan.


KLASIFIKASI DALAM CHART OF ACCOUNT

Klasifikasi rekening harus dapat mereflasi aktivitas perusahaan.
Perusahaan manufaktur membutuhkan manufaktur membutuhkan rekening persediaan dalam tiga buah rekening(persediaan bahan baku,barang dalam proses dan barang jadi).Perusahaan jasa lebih menfokuskan desain rekeningnya pada transaksi jasa..

PENGKODEAN DAFTAR REKENING.

Tipe pengkodean chart of account ada 2 diantaranya:
1) Block account codes.
Dalam desain dengan menggunakan block codes rekening secara berurutan di kategorikan ke dalam klasifikasi rekening dengan membentuk blok,misalnya aktifa lancer.Keuntungannya yaitu jika ada rekening baru dapat disisipkan tanpa harus mengubah kode rekening yang sudah ada.
2) Group Account Codes.
Dalam desain ini memiliki arti tertentu,misalnya kode rekening 112 dapat di artikan digit pertama mempresentasikan kategori mayor rekening(aktiva lancar),Digit ke 2 merepresentasikan klasifikasi intermediate(kas),Dan digit ke 3 merepresentasikan klasifikasi minor rekening (kas di tangan).

SUMBER DATA DAN INPUT.

Transaksi-transaksi yang akan di posting ke general ledger dapat di klasifikasikan ke dalam 6 tipe yaitu:
1) Transaksi eksternal yang bersifat rutin.
2) Transaksi inernal yang bersifat rutin.
3) Transaksi non-rutin
4) Jurnal penyesuaian(adjusting enteries).Transaksi ini terjadi pada akhir periode akuntansi.Empat tipe adjusting enteries yaitu:
1) Akrual.
2) Defferal.
3) Revaluasi.
4) Koreksi.
5) Jurnal pembalik.
6) Jurnal penutup.

PENROSESAN DATA.

Pemrosesan data dalam system ledger di bagi menjadi dua yakni:
a) Pemrosesan data transaksi harian.
Transaksi yang bersifat harian seperti transaksi penjualan,penerimaan kas,pembelian dan transaksi pengeluaran kas.
b) Pemrosesan akhir periode.
Pada akhir periode ada dua jurnal penyesuaian yang perlu dibuat yaitu jurnal penyesuain yang bersifat rutin dan jurnal penyesuaian yang bersifat tidak rutin.

INFORMASI

Hasil output dari system pemprosesan ledger dapat diklasifikasikan menjadi tiga yaitu:
1. Analisis general ledger.
Digunakan untuk alat pengendalian perusahaan.Ada dua analisis general ledger yaitu general journal listing dan general ledger change report.
2. Laporan keuangan
Laporan keuangan utama yang dibuat oleh perusahaan ada tiga yaitu neraca,laporan,laba rugi dan arus kas.Ketiga laporan dibuat pemakai laporan dari pihak luar perusahaan yang meliputi pemegang saham,kreditur,pemerintah dan analisis keuangan.
3. Laporan manajerial
Data laporan manajerial berasal dari data yang juga digunakan untuk membuat laporan keuangan.

MANAJEMEN DATA

1. Pendekatan file-oriented
File-file disusun untuk kebutuhan spesifik kelompok pemakai tertentu.Berikut ini merupakan representasi pemakai file dalam general ledgerdan siklus laporan keuangan yaitu :
2. General Ledger Master File
File ini merupakan jantung dari database akuntansi.Masing-masing catatan menunjukkan keadaan sebuah akun general ledger.
3. Current Journal Voucher File
File ini berisi detail signifikan yang berkaitan dengan masing-masing transaksi yang telah dipos pada general ledger selama periode berjalan.
4. General Ledger Historiy File
Yang berisi data aktual akun general ledger masing-masing bulan untuk beberapa tahun yang lalu.
5. Responsibility Center Master File
Yang berisi pendapatan dan biaya-biaya aktual dari berbagai devisi.
6. Budget Master File
Berisi jumlah anggaran aset,hutang,pendapatan dan alokasi biaya pada bermacam-macam pusat pertanggungjawaban perusahaan.
7. Financial Report Format File
Berisi informasi yang penting untuk memperoleh format yang beragam.

PENGENDALIAN UMUM

1. Pengendalian Organisasional
2. Pengendalian Dokumentasi
3. Pengendalian Akuntabilitas Aset
4. Pengendalian Praktik Manajemen
5. Pengendalian Operasi Pusat Data
6. Pengendalian Otorisasi

MANAJEMEN DATA

Artikel ini membahas tentang data Manajemen.Sistem pengolahan data menyimpan data secara elektronik dengan cara untuk mengatur unit data ke dalam unit yang lebih kecil lebih besar secara terstruktur dan hirarkis. Secara rinci, data dari hirarki data yang terkecil ke data terbesar dapat ditampilkan sebagai berikut:

    
Lapangan, yang merupakan koleksi terkecil dari elemen data yang disimpan dalam ruang (space) fisik.
    
Rekam, adalah sejumlah bidang yang dikelompokkan untuk membentuk unit data, yang juga menggambarkan atribut khusus dari suatu entitas.
    
File, adalah satu set catatan serupa. Contohnya adalah seluruh catatan piutang pelanggan dikumpulkan di satu tempat yang disebut akun piutang file
    
Data base, adalah kumpulan file yang membentuk sebuah unit data yang besar. Dengan data yang dikumpulkan menjadi sebuah perusahaan database, koordinasi data menjadi lebih mudah sehingga proses pembaruan (update) dan akses data menjadi lbih lancar.

Di masa lalu, perusahaan akan membuat program file baru setiap kali informasi kebutuhn perubahan. Akibatnya jumlah file induk diadakan juga meningkat. Hari ini, dengan mengadopsi konsep database, maka perubahan akan melayani kebutuhan informasi tanpa perlu menambahkan program baru dan file. Istilah umum dalam konsep database untuk tahu adalah:

    
Pendekatan database (pendekatan database). Pendekatan ini melihat data sebagai sumber daya organisasi yang harus digunakan dan dikelola untuk seluruh organisasi tidak hanya digunakan dan dikelola oleh unit atau fungsi tertentu. Secara umum, perbedaan dalam pengelolaan data dengan cara lama (pendekatan file) dan cara-cara baru (pendekatan database).
    
Database manajemen sistem (sistem manajemen database / DBMS), adalah program yang mengelola dan mengendalikan data dan antarmuka (antara data dan program aplikasi).
    
Database sistem (sistem database), yang merupakan kombinasi dari database, DBMS, dan program aplikasi yang mengakses database melalui DBMS.
    
Administartor database (DBA), adalah orang yang bertanggung jawab untuk menangani dan mengelola database.
    
Data warehouse, adalah database yang dimiliki oleh suatu perusahaan,. Datawarehouse dibangun dengan memanfaatkan teknologi canggih.

Dalam sistem berorientasi file (file-berorientasi sistem), programmer harus mengetahui lokasi fisik dan tata letak catatan yang digunakan dalam program aplikasi.Pendekatan database untuk mengetahui dua cara untuk melihat data adalah pandangan perspektif logis) dan perspektif fisik (tampilan fisik).
Logical view (pandangan logis) yang terkait dengan konsep tentang bagaimana pengguna mengatur, melihat, dan memahami hubungan antara data. Fisik view (tampilan fisik) yang berkaitan dengan bagaimana dan di mana data fisik dibuat dan disimpan pada disket, hard disk, tape, atau media lainnya.
Perangkat lunak sistem manajemen database berfungsi untuk menghubungkan antara cara data disimpan secara fisik pada disk dan cara logis melihat data oleh setiap pengguna. DBMS Database kontrol sehingga pengguna dapat mengakses, menghasilkan informasi, atau memperbarui data tanpa harus mengetahui bagaimana data secara fisik disimpan.Dengan demikian, pengguna hanya mendefinisikan data yang bertanggung jawab pesyaratan tanpilan logis mereka tanpa perlu mengubah tampilan fisik. Selain itu, database administrator juga dapat mengubah penyimpanan fisik data bahkan jika pengguna tidak mengubah program aplikasi yang relevan.
Karyawan pengolahan data menggunakan sudut pandang fisik untuk efisiensi penggunaan perangkat penyimpanan dan data peralatan pengolahan lainnya. Dalam hal ini database administrator bertanggung jawab untuk menyimpan data tersebut secara fisik bahwa persyaratan logis terpenuhi.
Penggunaan sistem database untuk mengelola data organisasi memberikan beberapa keuntungan, antara lain:

    
Integrasi data, informasi dapat dihasilkan dengan menggabungkan data tanpa batas.
    
Pelaporan fleksibilitas, laporan tersebut dapat direvisi dengan mudah, dan dibuat sesuai dengan kebutuhan tanpa terikat jadwal laporan berkala.
    
Minimalkan pengulangan dan inkonsistensi data, karena unsur-unsur data disimpan hanya sekali, pengulangan dan inkonsistensi data dapat diminimalkan.
    
Kemerdekaan data, karena data dan program independen satu sama lain, maka masing-masing nasing diubah tanpa mempengaruhi satu sama lain. Hal ini menyederhanakan manajemen data dan pemrograman.
    
Sentralisasi manajemen data, data pendekatan dasar, manejemen data menjadi lebih efisien karena database administrator bertanggung jawab untuk mengkoordinasu, mengendalikan, dan mengelola database.
    
Keamanan, perangkat lunak DBMS memiliki sistem pengawasan yang melekat, seperti password yang membantu memastikan integritas data.
    
Lintas-fungsional analisis, hubungan database antara elemen data.

Siklus Pemrosesan Transaksi – SIA – Arus Pemrosesan Data | AIS dan MIS

Setiap organisasi menggantungkan diri pada sistem informasi untuk mempertahankan kemampuan berkompetisi.
Sistem adalah kumpulan sumberdaya yang berhubungan untuk mencapai tujuan tertentu. Informasi adalah data yang berguna yang dioleh sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
Akuntasi, sebagai suatu sistem informasi, mengidentifikasi, mengumpulkan, dan mengkomunikasikan informasi ekonomik mengenai suatu badan usaha kepada beragam orang.
Jadi, Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumberdaya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi . Informasi inilah dikomunikasikan kepada beragam pengambil keputusan.
Siklus-Siklus Pemrosesan Transaksi
Sistem Informasi Akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan, yaitu :
1. Siklus pendapatan. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas lain dan pengumpulan pembayaran-pembayaran yang berkaitan.
2. Siklus pengluaran. Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3. Siklus produksi . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pengubahan sumberdaya menjadi barang dan jasa.
4. Siklus keuangan . Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan peroleh dan manajemen dana-dana modal, termasuk kas.
Siklus-siklus transaksi yang lazim.
Siklus
Peristiwa (Event) yang biasanya tercakup
Pendapatan
Pembelanjaan
Manajemen Sumberdaya
Konversi Produk
Pelaporan keuangan dan buku besar umum
· Penjualan produk atau jasa
· Penerimaan tunai dari produk atau jasa yang terjual.
· Pembelian bahan atau jasa
· Pengeluaran tunai untuk membayar bahan atau jasa yang dibeli.
· Pembelian, pemeliharaan, dan pengeluaran dana, fasilitas, dan sumberdaya manusia.
· Konversi bahan baku menjadi barang jadi melalui penggunaan tenaga kerja dan overhead.
· Kompilasi transaksi-transaksi akunting dari siklus-siklus transaksi lainnya.
· Penyediaan laporan-laporan keuangan.
Sasaran dan Fungsi Siklus
Siklus buku besar umum dan pelaporan keuangan, menyediakan informasi untuk serangkaian laporan keuangan mengenai suatu lingkungan akunting.
Semua sistem buku besar umum harus melaksanakan :
1. Mengumpulkan data transaksi
2. Memproses arus masuk transaksi
3. Menyimpan data transaksi
4. Melakukan pengendalian akunting
5. Menyediakan laporan keuangan
6. Mengklasifikasikan dan mengkodekan data dan perkiraan transaksi
Sumber Data dan Masukan
Sumber
Sistem buku umum menerima masukan dari berbagai macam sumber.
Sumber-sumber masukan buku besar umum adalah transaksi-transaksi keuangan yang secara tradisional telah dimasukkan ke dalam buku besar umum, yaitu :
· Tranaksi tidak rutin yang terjadi selama periode akunting.
· Transaksi penyesuaian akhir periode yang : (a) berulang dan (b) tidak berulang.
· Transaksi balikan (Reversing transaction).
Bentuk-Bentuk Masukan
· Sistem Manual . Dokumen sumber primer bagi system buku besar umum adalah lembar jurnal buku besar umum yang secara umum menggantikan lembar jurnal umum. Lembar jurnal biasanya disiapkan untuk setiap transaksi tidak rutin, penyesuaian, dan balikan. Lembar jurnal sering disapkan untuk meringkaskan hasil setumpuk transaksi rutin yang telah dimasukkan ke jurnal-jurnal khusus secara manual.
· Sistem Berdasarkan Komputer . Bentuknya berbeda dengan bentuk yang digunakan pada sistem manual.
Arus dan Pemrosesan Data
Dalam sistem tradisional, data transaksi mengalir ke dalam jurnal (baik jurnal khusus maupun jurnal umum), kemudian dibukukan ke buku besar pembantu, dan akhir dibukukan ke buku pembantu dan akhirnya dibukukan ke buku besar umum.
Dalam sistem berdasarkan komputer, data transaksi dimasukkan ke dari formulir dan untuk sementara disimpan di pita magnetik atau dipiringan magnetik.
Data Base
Data base yang menyangkut sistem buku besar umum dan pelaporan keuangan berisikan berbagai arsip induk, arsip transaksi, dan arsip riwayat. Disamping data keuangan mengenai status berjalan dan peristiwa-peristiwa yang lalu, data base juga memuat data yang dianggarkan yang berkaitan dengan operasi dan status masa depan yang direncanakan. Walaupun kandungan dan juga komposisi persisnya akan berbeda untuk setiap perusahaan arsip-arsip berikut cukup mewakili :
1. Arsip Induk Buku Besar Umum
2. Arsip Riwayat Buku Besar Umum
3. Arsip Induk Pusat Tanggungjawab
4. Arsip Induk Anggaran
5. Arsip Format Lapangan Keuangan
6. Arsip Lembar Jurnal Berjalan
7. Arsip Riwayat Lembar Jurnal.
Pengendalian Akunting
Sistem buku besar umum diharapkan menyediakan laporan-laporan yang andal bagi berbaga macam pengguna. Maka dari itu, sistem ini harus secara independent harus memeriksa sistem-sitem pemrosesan transaksi komponen, secara cermat memantau rangkaian transaksi non-rutin yang diterimanya dan secara akurat mencatat dan membukukan data dari semua transaksi.
Pengendalian Umum
Pengendalian umum yang sesuai adalah :
1. Organisatoris, fungsi membukukan lembar jurnal ke buku besar umum harus dipisahkan dari fungsi penyiapan dan pengesahan lembar jurnal dan dari fungsi penyiapan neraca percobaan dari buku besar umum.
2. Dokumentasi harus berdiri setidak-tidaknya atas uraian lengkap bagan perkiraan ditambah dengan pedoman prosedur buku besar umum.
3. Pelaksanaan operasional, yang mencakup jadwal akhir periode dan penyiapan laporan pengendalian, harus ditetapkan secara jelas.
4. Tindakan pengamanan harus dilakukan (untuk sistem on-line) dengan teknik-teknik seperti (a) mengharuskan petugas memasukkan kata sandi sebelum mengakses arsip buku besar umum, (b) menggunakan terminal khusus untuk untuk entri data lembar jurnal, (c) menghasilkan laporan audit (log akses) yang memantau entri dan (d) menuangkan buku besar umum ke pita magnetik pendukung.
Pengendalian Transaksi
Pengendalian dan prosedur pengendalian berikut yang berkaitan langsung dengan perkiraan buku besar umum dan pemrosesan pada umumnya cukup memadai.
1. Lembar jurnal yang telah diberi nomor disiapkan di bagian akunting atau keuangan yang sesuai.
2. Data pada lembar jurnal, seperti nomor perkiraan, diperiksa akurasinya :
· Dalam sistem manual, petugas buku besar umum melakukan pemeriksaan, jika perlu mengacu kepada bagan perkiraan dan pedoman prosedur.
· Dalam sistem berdasarkan computer, pemeriksaan utamanya dilakukan dengan program edit komputer.
3. Kesalahan yang terdeteksi dalam entri jurnal dikoreksi sebelum data digunakan dalam pembukuan ke buku besar umum.
4. Lembar jurnal yang telah disahkan dibukukan oleh petugas khusus yang tidak terlibat dalam penyiapan atau pengesahan.
· Dalam sistem manual lembar jurnal dibukukan oleh petugas buku besar umum langsung ke lembar buku besar umum.
· Dalam sistem tumpuk berdasarkan komputer lembar jurnal diketikkan oleh petugas entri data ke media magnetik, kemudian tumpukkan entri disortir berdasarkan nomor perkiraan buku besar umum dan dibukukan selama operasi komputer ke perkiraan yang bersangkutan.
· Dalam sistem berdasarkan on-lie lembar jurnal dimasukkan langsung ke sistem, dengan bantuan layar praformat pada terminal CRT; kemudian entri dibukukan oleh sistem komputer, biasanya secara langsung, ke perkiraan.
5. Kesetaraan debet dan kredit untuk setiap entri jurnal yang dibukukan harus dipastikan.
6. Total jumlah yang dibukukan dari entri jurnal tumpuk ke perkiraan buku besar umum dibandingkan dengan total pengendali yang telah dihitung sebelumnya.
7. Acuan-silang yang memadai dilakukan untuk memungkinkan rangkaian audit yang jelas.
8. Lembar jurnal diarsipkan menurut nomor, dan secara berkala arsip ini diperiksa untuk memastikan bahwa urutan nomor telah benar dan lengkap.
9. Entri jurnal penyesuaian standar disimpan pada lembar pra-cetak, guna membantu pembukuan.
10. Neraca percobaan perkiraan buku besar umum disiapkan secara berkala, dan selisih antara debet total dengan kredit total diselidiki secara cermat.
11. Saldo perkiraan kendali buku besar umum direkonsiliasi secara berkala terhadap total saldo dalam perkiraan buku besar pembantu.
12. Laporan akhir periode khusus dicetak untuk dipelajari oleh akuntan dan manajer sebelum laporan keuangan disiapkan.
13. Telaah berkala entri jurnal dan laporan-laporan keuangan dilakukan oleh manajer dan bila mungkin, prosedur buku besar umum dikaji oleh auditor internal.
Laporan Keuangan
Laporan keuangan yang dihasilkan oleh sistem buku umum dapat diklasifikasikan sebagai analisis buku besar umum, laporan keuangan, dan laporan manajerial.
Bagan Perkiraan Berkode
Buku besar disusun berdasarkan fondasi yang dikenal sebagai bagan perkiraan. Yang paling cocok untuk mengkodean bagan perkiraan, yaitu : kode blok dan kode kelompok.
Daftar Pustaka :
Accounting Information System, Marshall B. Romney and Paul Jhon Steinbart, Edisi 8
“Data kuliah[dot]tk” ini dibuat untuk memberikan kepuasan kepada orang-orang yang haus akan ilmu. Jika kamu orangnya, silahkan menikmati web ini dengan mendownload tutorial dan bahan-bahan kuliah lainnya.
Sumber : http://datakuliah.blogspot.com/2009/11/siklus-pemrosesan-transaksi-sia-arus.html

SIKLUS PENGGAJIAN DAN MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Landasan Materi

Agar dapat memahami dan menjelaskan mengenai :
Perbarui File Induk Penggajian, Perbarui Tarif dan Pemotongan Pajak, Validasi Data Waktu dan Kehadiran, Mempersiapkan Penggajian, Membayar Gaji, Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan, Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-lain, Pilihan Pemrosesan: Biro Jasa Penggajian dan Organisasi Tenaga Kerja, Model Data: Penggajian dan Akuntansi Biaya, Model Data: Mengintegrasikan Data Penggajian dengan Manajemen SDM, Manfaat Model Data, Pertimbangan Pengendalian


Aktivitas Siklus Pengajian

Perbaharui File Iinduk Pengajian




• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.

Perbaharui Tarif dan Pemotongan Pajak

• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.

Validasi Data Waktu dan Kehadiran

• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.

Prosedur:
• Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.
• Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja.
• The payroll clerk calculates batch totals and enters them along with the time data.
• The batch totals are recalculated by the computer after subsequent processing steps.
• Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.
• Edit checks are performed on each time and attendance record.

Mempersiapkan Penggajian

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.

Prosedur:
• Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.
• File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
• File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji pegawai.
• Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan gaji bersih
• Apakah jenis pemotongan penggajian?
• Potongan pajak penghasilan
• Potongan sukarela
• Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Membayar Gaji

Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
• Prosedur :
• Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang usaha untuk ditinjau dan disetujui.
• Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
• Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.

Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan


• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung.
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
• Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana kompensasi fleksibel.
• Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana tabungan hari tua.

Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain

• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
• Lembaga pemerintah terkait menspesifikasikan waktu untuk pembayaran ini.
• Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait.

Tujuan Pengendalian, Ancaman, dan Prosedur


• Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :
1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Kebutuhan Informasi dan Prosedur

• Fungsi ketiga SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
• Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut ini :
1. Kebutuhan pegawai di masa mendatang
2. Kinerja pegawai
3. Moral pegawai
4. Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.
• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.
• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Referensi :

• http://sienjosiam.blogspot.com/2010/11/siklus-penggajian-dan-manajemen-sumber.html
• http://sienjosiam.blogspot.com/2010/11/siklus-penggajian-dan-manajemen-sumber.html

Siklus Penggajian dan Manajemen Sumber Daya Manusia

Aktivitas Siklus Penggajian
• Apakah aktivitas-aktivitas dasar yang dilakukan dalam siklus penggajian ?
1. Perbarui File Induk Penggajian
2. Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
3. Validasi Data Waktu dan Kehadiran
4. Mempersiapkan Penggajian
5. Membayar Gaji
6. Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
7. Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain
Perbarui File Induk Penggajian (Aktivitas 1)
• Aktivitas pertama dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian melibatkan pembaruan file induk penggajian untuk mencerminkan berbagai jenis perubahan penggajian seperti: mempekerjakan orang baru, pemberhentian, perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi.
• Merupakan hal yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran berikutnya.
Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak (Aktivitas 2)
• Aktivitas kedua dalam siklus manajemen sumber daya manusia / penggajian adalah memperbarui informasi mengenai tarif dan pemotongan pajak lainnya.
• Perubahan tersebut terjadi ketika bagian penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Aktivitas 3)
• Aktivitas ketiga dalam siklus penggajian adalah memvalidasi data waktu dan kehadiran pegawai.
• Informasi ini datang dalam berbagai bentuk, bergantung pada status pembayaran pegawai.
Mempersiapkan Penggajian (Aktivitas 4)

• Aktivitas keempat dalam siklus penggajian adalah mempersiapkan penggajian.
• Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja..
• Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
• Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat rekord baru ke file ini.
Membayar Gaji (Aktivitas 5)
• Aktivitas kelima adalah pembayaran yang sesungguhnya atas cek gaji ke pegawai.
• Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan (Aktivitas 6)
• Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara langsung
• Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai, hhingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran federal dan negara bagian.
• Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain (Aktivitas 7)
• Aktivitas terakhir dalam proses penggajian membayar kewajiban pajak penghasilan dan potongan sukarela lainnya dari setiap pegawai.
• Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.

SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN

SIKLUS PENDAPATAN DAN SIKLUS PENGELUARAN

Tujuan siklus pendapatan yaitumemfasilitasi pertukaran barang dan jasa yang dimiliki oleh perusahaan dengan kas yang dimiliki oleh konsumen.
Tujuan-tujuan khusus yang ingin dicapai perusahaan dalam pelaksanaan siklus pendapatan yaitu :
1. Mencatat permintaan penjualan secara tepat dan akurat
2. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
3. Mengirimkan barang atau memberikan jasa tepat waktu sesuai dengan perjanjian
4. Melakukan penagihan kepada konsumen pada waktu yang tepat dan dengan cara yang benar
5. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
6. Membukukan penjualan dan penerimaan kas kedalam akun konsumen dengan tepat
7. Mengamankan barang sampai dilakukan pengiriman kepada konsumen
8. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang.

PEMASARAN ATAU DISTRIBUSI
Fungsi pemasaran/distribusi yaitu :
1) Menentukan dan memuaskan kebutuhan konsumen
2) Menggani aktiva dan mencapai ROI yang diinginkan

Didalam fungsi pemasaran atau distribusi ada beberapa sub unit organisasi yaitu :
1) Manajer utama ditempati oleh wakil derektur pemasaran bertugas untuk mengawasi fungsi-fungsi pemasaran secara umum.
2) Peneliti pasar
3) Pengembangan dan perencanaan produk atau jasa
4) Promosi dan periklanan
5) Penjualan
6) Pelayanan konsumen



KEUANGAN/AKUNTANSI
Sistem keuangan/akuntansi mempunyai tujuan khusus yaitu perencanaan dan pengawasan,data penjualan dan konsumen,pengendaliaan sediaan dan menyediakan informasi tentang kas,penjualan dan konsumen.

BENTUK INPUT
Dalam perusahaan yang masih nenggunakan system pemprosesan manual seluruh dokumen yang berbentuk hardcopy.Sistem pemprosesan terkomputerasi mungkin tidak membutuhkan dan menggunakan beberapa dokumen dalam bentuk hardcopy tetapi memanfaatkan on-line proformatted screen yang memberikan kemudahan bagi penggunanya.

PEMPROSESAN DATA
Sub system pemprosesan siklus pendapatan ada dua yaitu :
1. Siss back ordertem penerimaan pesanan
Seseorang pegawai menerima pesanan yang dibuat oleh konsumen dan memasukan dalam preformatted screen.Selanjutkan dilakukan validasi data yang dimasukan dan verifikasi sediaan yang tersedia,yang dilanjutkan dengan pengecekan kelayakan kredit konsumen.Setelah proses dilalui maka pesanan dinyatakan diterima.Selanjutnya pegawai mencetak tiga dokumen yang berfungsi sebagai pemberitahuan kepada konsumen,picking list untuk gudang dan arsip.
2. Sistem pemprosesan penjualan
Perusahaan harus memfasilitasi proses rektur penjualan,kompensasi penyesuaian harga kerusakan barang atau yang lainnya.Dalam proses sales return dan sales allowances.Disiapkan dokumen kredit memos yang selanjutnya digunakan sebagai sumber input untuk mengurangi akun piutang konsumen.Proses Back Order terjadi kekurangan jumlah sediaan yang di inginkan oleh konsumen dicatat dalam dokumen Back Order.Selanjutnya dokumen tersebut dikiramkan kepada pemasok.




SISTEM PENERIMAAN KAS.
Tiga proses penjualan dasar dalam system penerimaan kas yaitu:
1) Pemabayaran yang dilakukan konsumen.
2) Penyetoran kas
3) Pembukuan penerimaan kas

SISTEM BERBASISKAN-WEB.
Sistem pemrosesan siklus pendapatan yang biasa digunakan adalah e-commerce. Sistem e-commerce memberikan rasa percaya dan keamanan kepada konsumen. Perusahaan yang menerapkan e-commerce akan mendapatkan beberapa keuntungan yaitu:
1) Akses menuju konsumen yang lebih besar.
2) Pemrosesan transaksi lebih cepat dengan kertas kerja yang lebih sedikit.
3) Meningkatnya efisiensi dan efektifitas dengan adanya aspek self-service.

OUTPUT INFORMASI.
Proses akhir dari system pemrosesan adalah laporan yang dibuat dalam proses yang terintegrasi.Laporan ini sangat di butuhkan untuk kelancaran aktifitas operasi perusahaan dan sebagai alat bantu perencanaan dan pengendalian.

LAPORAN DAN DAFTAR OPERASIONAL.
Beberapa laporan dan daftar opersional yang dihasilkan dari sistem pemrosesan siklus pendapatan;
1) Laporan bulanan.
2) Laporan pesanan belum terpenuhi.
3) Register faktur penjualan.
4) Register pengiriman barang.
5) Jurnal penerimaan kas.
6) Register memo kredit.

LAPORAN MANEJERIAL TERJADWAL.
Laporan ini biasanya diperlukan oleh manejer.Diantara laporan manejerial terjadwal yang dibuat adalah:
1) Dafatr umur piutang.
2) Laporan factor-faktor penting.
3) Analisis penjualan.
4) Laporan arus kas yang menunjukkan sumber pandanaan kas.

LAPORAN MANAJERIAL SESUAI PERMINTAAN
Laporan ini adalah laporan yang bersifat informasi dan terencana.Laporan yang terisikan informasi yang berkaitan dengan pengendalian keputusan yang dibuat berdasarkan kebutuhan.

PENGENDALIAN INTERN
Tujuan pengendalian yang utama yaitu:
1) Semua pemberian kredit yang diberikan kepada konsumen yang layak.
2) Semua pengirimen barang dan jasa dilakukan tepat waktu sesuai perjanjian.
3) Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih secara akurat dalam periode akuntansi yang sesuai.
4) Semua sales returns dan allowances dan dicatat dengan benar.
5) Semua penerimaan kas dicatat secara lengkap dan akurat.
6) Semua posting dilakukan dengan tepat.
7) Semua catatan akuntansi,sediaan dan kas adalah aman.

PENGENDALIAN UMUM.
Pengendalian umum dalam siklus pendapatan dapat dikelompokkan sebagai berikut:
1) Pengenadalian organisasional.
2) Dokumentasi pengendalian.
3) Pengendalian akuntabilitas aktiva.
4) Pengendalian praktek manajemen.
5) Pengenadalian operasi pusat data.
6) Pengendalian otorisasi.
7) Pengendalian akses.

PENGENDALIAN APLIKASI.
Tiga kelompok pengendalian aplikasi yaitu:
1) Pengendalian input.
2) Pengendalian proses.
3) Pengendalian output.

SIKLUS PENGELUARAN.
Tujuan system pengeluaran yaitu:
1) Menjamin barang dan jasa yang dipesan sesuai dengan yang dibutuhkan.
2) Menerima barang dalam kondisi baik.
3) Mengamankan barang hingga dibutuhkan.
4) Menentukan faktur yang berkaitan barang dan jasa dengan benar.
5) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran dengan tepat.
6) Mengirimkan uang ke pemasosk yang tepat.
7) Menjamin semua pengeluaran kas berkaitan dengan pengeluaran yang telah diijinkan.
8) Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran kas dengan tepat dan akurat.

MANEJEMEN PERSEDIAAN.
Tujuan fungsi manajemen persediaan adalah mengelola persediaan barang dimana perusahaan dapat menjual kembali barang tersebut. Fungsi distribusi dapat dimsukkan ke dalam fungsi pemasaran atau distribusi. Disamping pertanggungjawaban dalam hal perencanaan, manejemen persediaan juga termasuk pembelian,penerimaan dan penyimpanan.Pembelian berfokus pada pemilihan pemasok untuk barang dan jasa yang diinginkan.Penerimabertanggungjawab hanya pada barang yang dipesan, menguji kuantitas dan kondisi barang dan memindahkan barang ke gudang.

KEUANGAN/AKUNTANSI.
Tujuan manejemen keuangan dan akuntansi berkaitan dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengawasan terhadap sumber daya.Berkaitan dengan siklus pengeluaran,tujuannya di batasi dengan perencanaan dan pengawasan kas, mendata hal-hal yang berkaitan dengan pembelian dan pemasok.

SIKLUS PENDAPATAN (PENJUALAN DAN PENAGIHAN KAS)

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan- penjualan tersebut.
Tujuan utama siklus pendapatan yaitu menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
Aktivit
Informasi yang lampau dan yang saat ini diperlukan agar menajemen dapat membuat keputusan strategis berikut ini :
• Menentukan harga produk dan jasa
• Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi
• Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan
• Menentukan kebutuhan pinjaman jangka pendek
• Merencanakan kampanye pemasaran yang baru
.Penilaian Kinerja
SIA juga harus menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk mengevaluasi kinerja proses yang penting berikut ini :
• Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
• Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
• Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
• Tingkat dan tren kepuasan pelanggan
• Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
• Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan
• Volume penjualan dalam dolar dan jumlah pelanggan
• Keefektifan iklan dan promosi
• Kinerja staf penjualan
• Pengeluaran piutang ragu-ragu dan kebijakan kredit
Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan2 tersebut. Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.
AKTIVITAS BISNIS SIKLUS PENDAPATAN
Empat aktivitas dasar bisnis yang dilakukan dalam siklus pendapatan :
1. Penerimaan pesanan dari para pelanggan
mengambil pesanan pelanggan
Persetujuan kredit
Memeriksa ketersediaan persediaan
Menjawab permintaan pelanggan
2. Pengiriman barang
Ambil dan pak pesanan
Kirim pesanan
3. Penagihan dan piutang usaha
Penagihan
Pemeliharaan data piutang usaha
Pengecualian : Penyesuaian rekening dan penghapusan
4. Penagihan kas
angkah keempat (terakhir) dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas, melibatkan:
1. Menangani kiriman uang pelanggan
2. Menyimpannya ke bank
KEBUTUHAN INFORMASI DAN PROSEDUR
SIA harus menyediakan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini:
Merespons pertanyaan pelanggan mengenai saldo akun dan status pesanan.
Memutuskan apakah kredit pelanggan tertentu dapat ditambah atau tidak.
Menentukan ketersediaan persediaan.
Memutuskan jangka waktu kredit yang ditawarkan.
Menentukan harga produk dan jasa.
Menetapkan kebijakan mengenai retur penjualan dan garansi.
Memilih metode untuk mengirim barang.
Apakah contoh informasi tambahan yang seharusnya SIA sediakan ?
Waktu respons terhadap pertanyaan pelanggan
Waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi dan mengirim pesanan
Persentase penjualan yang membutuhkan pemesanan ulang
Kepuasan pelanggan
Analisis pangsa pasar dan tren penjualan
Analisis profitabilitas berdasarkan produk, pelanggan, dan area penjualan.
PENGENDALIAN : TUJUAN, ANCAMAN, DAN PROSEDUR
Didalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini dicapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar2 terjadi)
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat
5. Asetdijaga dari kehilangan ataupun pencurian
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
Ancaman dan pengendalian dalam siklus pendapatan
Entri pesanan penjualan:
1. pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau tidak akurat; Pemeriksaan edit entri data.
2. Penjualan secara kredit ke pelanggan yang memiliki catt. Kredit buruk; Persetujuan kredit oleh manajer bag. Kredit bukan oleh fungsi penjualan: catt yang akurat atas saldo rek. Pelanggan.
3. Legitimasi pesanan; Ttd diatas dokumen kertas, ttd digital dan sertifikat digital untuk e-biz.
4. . Habisnya persediaan, biaya penggudangan, dan penggudangan, dan pengurangan harga; Sistem pengendalian persediaan
5. Kesalahan pengiriman: barang dag., jumlah dan alamat yang salah; Rekonsiliasi pesanan penjualan dengan kartu pengambilan dan slip pengepakan: pemindai kode garis Pengendalian aplikasi entri data
6. Pencurian persediaan; Batasi akses fisik ke persediaan
7. Kegagalan untuk menagih pelanggan; Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan
8. Kesalahan dalam penagihan; Pengendalian edit entri data Daftar harga
9. Kesalahan dalam memasukkan data ketika memperbarui piutang usaha; Rekonsiliasi buku pembantu piutang usaha dengan buku besar: laporan bulanan ke pelanggan
10. Pencurian kas; Pemisahan tugas; minimalisasi penanganan kas; kesepakatan lockbox; konfirmasikan pengesahan dan penyimpanan semua penerimaan Rekonsiliasi periodic laporan bank dengan catt seseorang yang tidak terlibat dalam pemrosesan penerimaan kas
11. Kehilangan data; Prosedur cadangan dan pemulihan dari bencana; pengendalian akses (secara fisik dan logis)
12. Kinerja yang buruk; Persiapan dan tinjauan laporan kinerja.

Audit Sistem Informasi

Konsep Dasar Audit
            Kata Audit berasal dari bahasa Latin ‘Audire’ (B.N.Tandon, 2000, p.l) yang berarti ‘mendengar’, yaitu pada jaman dahulu apabila seorang pemilik usaha merasa ada suatu kesalahan / penyalahgunaan, maka ia akan mendengarkan kesaksian orang tertentu. Dengan menunjuk orang tertentu sebagai auditor yang akan memeriksa akun perusahaan dan menyatakan pendapat mengenai akun perusahaan tersebut serta menerbitkan laporan.
Audit sesungguhnya dilakukan untuk mengevaluasi apakah kegiatan kerja atau kinerja suatu organisasi sudah sesuai dengan yang direncanakan, sudah efektif, efisien, sesuai dengan pedoman standar produktivitas yang direncanakan.
Pada dasarnya Audit merupakan proses sistematis dan objektif dalam memperoleh dan mengevaluasi bukti-bukti tindakan ekonomi, guna memberikan asersi dan menilai seberapa jauh tindakan ekonomi sudah sesuai dengan kriteria berlaku, dan mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak terkait.
Pada umumnya terdapat tiga jenis Audit yaitu :
-          Audit Keuangan
-          Audit Operasional / Manajemen
-          Audit Sistem Informasi

2.2.      Pengertian Audit Sistem Informasi
Ron Weber (1999,10) mengemukakan bahwa audit sistem informasi adalah :
” Information systems auditing is the process of collecting and evaluating evidence to determine whether a computer system safeguards assets, maintains data integrity, allows organizational goals to be achieved effectively, and uses resources efficiently”.
“Audit sistem informasi adalah proses pengumpulan dan penilaian bukti – bukti untuk menentukan apakah sistem komputer dapat mengamankan aset, memelihara integritas data, dapat mendorong pencapaian tujuan organisasi secara efektif dan menggunakan sumberdaya secara efisien”.
Ada beberapa aspek yang diperiksa pada audit sistem informasi:
-          Audit secara keseluruhan menyangkut : efektifitas, efisiensi, availability system, reliability, confidentiality, dan integrity, serta aspek security.
-          Selanjutnya adalah audit atas proses, modifikasi program, audit atas sumber data, dan data file.
Proses audit sistem informasi dilakukan berdasarkan prosedur melalui tahap-tahap sebagai berikut :
a. Perencanaan Audit (Planning The Audit)
b. Pengujian Pengendalian (Test Of Controls)
c. Pengujian Transaksi (Test Of Transaction)
d. Pengujian Keseimbangan atau Keseluruhan Hasil (Tests Of Balances or Overal Result)
e. Penyelesaian / Pengakhiran Audit (Completion Of The Audit)
Berikut penjelasan dari tahap-tahap Audit :
a. Perencanaan Audit (Planning The Audit)
Perencanaan merupakan fase pertama dari kegiatan audit, bagi auditor eksternal hal ini artinya adalah melakukan investigasi terhadap klien untuk mengetahui apakah pekerjaan mengaudit dapat diterima, menempatkan staff audit, menghasilkan perjanjian audit, menghasilkan informasi latar belakang klien, mengerti tentang masalah hukum klien dan melakukan analisa tentang prosedur yang ada untuk mengerti tentang bisnis klien dan mengidentifikasikanresiko audit.
b. Pengujian Pengendalian (Test Of Controls)
            Auditor melakukan kontrol test ketika mereka menilai bahwa kontrol resiko berada pada level kurang dari maksimum, mereka mengandalkan kontrol sebagai dasar untuk mengurangi biaya testing. Sampai pada fase ini auditor tidak mengetahui apakah identifikasi kontrol telah berjalan dengan efektif, oleh karena itu diperlukan evaluasi yang spesifik.
c. Pengujian Transaksi (Test Of Transaction)
            Auditor menggunakan test terhadap transaksi untuk mengevaluasi apakah kesalahan atau proses yang tidak biasa terjadi pada transaksi yang mengakibatkan kesalahan pencatatan material pada laporan keuangan. Tes transaksi ini termasuk menelusuri jurnal dari sumber dokumen, memeriksa file dan mengecek keakuratan.
d. Pengujian Keseimbangan atau Keseluruhan Hasil (Tests Of Balances or Overal Result)
            Untuk mengetahui pendekatan yang digunakan pada fase ini, yang harus diperhatikan adalah pengamatan harta dan kesatuan data. Beberapa jenis subtantif tes yang digunakan adalah konfirmasi piutang, perhitungan fisik persediaan dan perhitungan ulang aktiva tetap.
e. Penyelesaian / Pengakhiran Audit (Completion Of The Audit)
            Pada fase akhir audit, eksternal audit akan menjalankan beberapa test tambahan terhadap bukti yang ada agar dapat dijadikan laporan.
Lingkup Audit Sistem Informasi pada umumnya difokuskan kepada seluruh sumber daya sistem informasi yang ada, yaitu Aplikasi, Informasi, Infrastruktur dan Personil.
2.3.      Tujuan Audit Sistem Informasi
Tujuan Audit Sistem Informasi dapat dikelompokkan ke dalam dua aspek utama dari ketatakelolaan IT, yaitu :
a. Conformance (Kesesuaian) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kesesuaian, yaitu : Confidentiality (Kerahasiaan), Integrity (Integritas), Availability (Ketersediaan) dan Compliance (Kepatuhan).
b. Performance (Kinerja) – Pada kelompok tujuan ini audit sistem informasi difokuskan untuk memperoleh kesimpulan atas aspek kinerja, yaitu : Effectiveness (Efektifitas), Efficiency (Efisiensi), Reliability (Kehandalan).
Tujuan audit sistem informasi menurut Ron Weber tujuan audit yaitu :
1. Mengamankan asset
            2. Menjaga integritas data
            3. Menjaga efektivitas sistem
            4. Mencapai efisiensi sumberdaya.
Keempat tujuan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
Mengamankan aset, aset (activa) yang berhubungan dengan instalasi sistem informasi mencakup: perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), manusia (people), file data, dokumentasi sistem, dan peralatan pendukung lainnya.
Sama halnya dengan aktiva – aktiva yang lain, maka aktiva ini juga perlu dilindungi dengan memasang pengendalian internal. Perangkat keras dapat rusak karena unsur kejahatan atau sebab-sebab lain. Perangkat lunak dan isi file data dapat dicuri. Peralatan pendukung dapat digunakan untuk tujuan yang tidak diotorisasi.
Menjaga integritas data, integritas data merupakan konsep dasar audit sistem informasi. Integritas data berarti data memiliki atribut: kelengkapan, baik dan dipercaya, kemurnian, dan ketelitian. Tanpa menjaga integritas data, organisasi tidak dapat memperlihatkan potret dirinya dengan benar atau kejadian yang ada tidak terungkap seperti apa adanya. Akibatnya, keputusan maupun langkah-langkah penting di organisasi salah sasaran karena tidak didukung dengan data yang benar. Meskipun demikian, perlu juga disadari bahwa menjaga integritas data tidak terlepas dari pengorbanan biaya. Oleh karena itu, upaya untuk menjaga integritas data, dengan konsekuensi akan ada biaya prosedur pengendalian yang dikeluarkan harus sepadan dengan manfaat yang diharapkan.
Menjaga efektivitas sistem, sistem informasi dikatakan efektif hanya jika sistem tersebut dapat mencapai tujuannya. Untuk menilai efektivitas sistem, perlu upaya untuk mengetahui kebutuhan pengguna sistem tersebut (user). Selanjutnya, untuk menilai apakah sistem menghasilkan laporan atau informasi yang bermanfaat bagi user (misalnya pengambil keputusan), auditor perlu mengetahui karakteristik user berikut proses pengambilan keputusannya. Biasanya audit efektivitas sistem dilakukan setelah suatu sistem berjalan beberapa waktu. Manajemen dapat meminta auditor untuk melakukan post audit guna menentukan sejauh mana sistem telah mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Evaluasi ini akan memberikan masukan bagi pengambil keputusan apakah kinerja sistem layak dipertahankan; harus ditingkatkan atau perlu dimodifikasi; atau sistem sudah usang, sehingga harus ditinggalkan dan dicari penggantinya
Audit efektivitas sistem dapat juga dilaksanakan pada tahap perencanaan sistem (system design). Hal ini dapat terjadi jika desainer sistem mengalami kesulitan untuk mengetahui kebutuhan user, karena user sulit mengungkapkan atau mendeskripsikan kebutuhannya. Jika sistem bersifat komplek dan besar biaya penerapannya, manajemen dapat mengambil sikap agar sistem dievaluasi terlebih dahulu oleh pihak yang independen untuk mengetahui apakah rancangan sistem sudah sesuai dengan kebutuhan user. Melihat kondisi seperti ini, auditor perlu mempertimbangkan untuk melakukan evaluasi sistem dengan berfokus pada kebutuhan dan kepentingan manajemen.
Mencapai efisiensi sumberdaya, suatu sistem sebagai fasilitas pemrosesan informasi dikatakan efisien jika ia menggunakan sumberdaya seminimal mungkin untuk menghasilkan output yang dibutuhkan. Pada kenyataannya, sistem informasi menggunakan berbagai sumberdaya, seperti mesin, dan segala perlengkapannya, perangkat lunak, sarana komunikasi dan tenaga kerja yang mengoperasikan sistem tersebut. Sumberdaya seperti ini biasanya sangat terbatas adanya. Oleh karena itu, beberapa kandidat sistem (system alternatif) harus berkompetisi untuk memberdayakan sumberdaya yang ada tersebut.
Adapun tujuan yang lain adalah :
  1. Untuk memeriksa kecukupan dari pengendalian lingkungan, keamanan fisik, keamanan logikal serta keamanan operasi sistem informasi yang dirancang untuk melindungi piranti keras, piranti lunak dan data terhadap akses yang tidak sah, kecelakaan, perubahan yang tidak dikehendaki.
  2. Untuk memastikan bahwa sistem informasi yang dihasilkan benar-benar sesuai dengan kebutuhan sehingga bisa membantu organisasi untuk mencapai tujuan strategis.
2.4.      Perlunya Pengendalian dan Audit
Semenjak komputer menjadi alat utama dalam pemrosesan data dan penyediaan informasi untuk berbagai keputusan, maka sangat perlu bagi pengguna sistem informasi berbasis komputer untuk mengendalikan pemakaian sistem pengolah data berbasis komputer tersebut secara lebih baik. Beberapa alasan untuk manajemen memerlukan sebuah Audit Sistem Informasi, yaitu antara lain adalah sebagai berikut:
a. Kerugian akibat kehilangan data.
Data yang diolah menjadi sebuah informasi, merupakan aset penting dalam organisasi bisnis saat ini. Banyak aktivitas operasi mengandalkan beberapa informasi yang penting. Informasi sebuah organisasi bisnis akan menjadi sebuah potret atau gambaran dari kondisi organisasi tersebut di masa lalu, kini dan masa mendatang. Jika informasi ini hilang akan berakibat cukup fatal bagi organisasi dalam menjalankan aktivitasnya.
Sebagai contoh adalah jika data nasabah sebuah bank hilang akibat rusak, maka informasi yang terkait akan hilang, misalkan siapa saja nasabah yang mempunyai tagihan pembayaran kredit yang telah jatuh tempo. Atau juga misalkan kapan bank harus mempersiapkan pembayaran simpanan deposito nasabah yang akan jatuh tempo beserta jumlahnya. Sehingga organisasi bisnis seperti bank akan benar-benar memperhatikan bagaimana menjaga keamanan datanya.
Kehilangan data juga dapat terjadi karena tiadanya pengendalian yang memadai, seperti tidak adanya prosedur back-up file. Kehilangan data dapat disebabkan karena gangguan sistem operasi pemrosesan data, sabotase, atau gangguan karena alam seperti gempa bumi, kebakaran atau banjir.
b. Kerugian akibat kesalahan pemrosesan komputer.
Pemrosesan komputer menjadi pusat perhatian utama dalam sebuah sistem informasi berbasis komputer. Banyak organisasi telah menggunakan komputer sebagai sarana untuk meningkatkan kualitas pekerjaan mereka. Mulai dari pekerjaan yang sederhana, seperti perhitungan bunga berbunga sampai penggunaan komputer sebagai bantuan dalam navigasi pesawat terbang atau peluru kendali. Dan banyak pula di antara organisasi tersebut sudah saling terhubung dan terintegrasi. Akan sangat mengkhawatirkan bila terjadi kesalahan dalam pemrosesan di dalam komputer. Kerugian mulai dari tidak dipercayainya perhitungan matematis sampai kepada ketergantungan kehidupan manusia.
c. Pengambilan keputusan yang salah akibat informasi yang salah.
            Kualitas sebuah keputusan sangat tergantung kepada kualitas informasi yang disajikan untuk pengambilan keputusan tersebut. Tingkat akurasi dan pentingnya sebuah data atau informasi tergantung kepada jenis keputusan yang akan diambil. Jika top manajer akan mengambil keputusan yang bersifat strategik, mungkin akan dapat ditoleransi berkaitan dengan sifat keputusan yang berjangka panjang. Tetapi kadangkala informasi yang menyesatkan akan berdampak kepada pengambilan keputusan yang menyesatkan pula.
d. Kerugian karena penyalahgunaan komputer (Computer Abused)
            Tema utama yang mendorong perkembangan dalam audit sistem informasi dalam sebuah organisasi bisnis adalah karena sering terjadinya kejahatan penyalahgunaan komputer. Beberapa jenis tindak kejahatan dan penyalah-gunaan komputer antara lain adalah virus, hacking, akses langsung yang tak legal (misalnya masuk ke ruang komputer tanpa ijin atau menggunakan sebuah terminal komputer dan dapat berakibat kerusakan fisik atau mengambil data atau program komputer tanpa ijin) dan atau penyalahgunaan akses untuk kepentingan pribadi (seseorang yang mempunyai kewenangan menggunakan komputer tetapi untuk tujuan-tujuan yang tidak semestinya).
-          Hacking – seseorang yang dengan tanpa ijin mengakses sistem komputer sehingga dapat melihat, memodifikasi, atau menghapus program komputer atau data atau mengacaukan sistem.
-        Virus – virus adalah sebuah program komputer yang menempelkan diri dan menjalankan sendiri sebuah program komputer atau sistem komputer di sebuah disket, data atau program yang bertujuan mengganggu atau merusak jalannya sebuah program atau data komputer yang ada di dalamnya. Virus dirancang dengan dua tujuan, yaitu pertama mereplikasi dirinya sendiri secara aktif dan kedua mengganggu atau merusak sistem operasi, program atau data.
  • Dampak dari kejahatan dan penyalahgunaan komputer tersebut antara lain:
    • Hardware, software, data, fasilitas, dokumentasi dan pendukung lainnya rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi dan disalahgunakan.
    • Kerahasiaan data atau informasi penting dari orang atau organisasi rusak atau hilang dicuri atau dimodifikasi.
    • Aktivitas operasional rutin akan terganggu.
    • Kejahatan dan penyalahgunaan komputer dari waktu ke waktu semakin meningkat, dan hampir 80% pelaku kejahatan komputer adalah ‘orang dalam’.
  1. e.         Nilai hardware, software dan personil sistem informasi
Dalam sebuah sistem informasi, hardware, software, data dan personil adalah merupakan sumberdaya organisasi. Beberapa organisasi bisnis mengeluarkan dana yang cukup besar untuk investasi dalam penyusunan sebuah sistem informasi, termasuk dalam pengembangan sumberdaya manusianya. Sehingga diperlukan sebuah pengendalian untuk menjaga investasi di bidang ini.
f.     Pemeliharaan kerahasiaan informasi
Informasi di dalam sebuah organisasi bisnis sangat beragam, mulai data karyawan, pelanggan, transaksi dan lainya adalah amat riskan bila tidak dijaga dengan benar. Seseorang dapat saja memanfaatkan informasi untuk disalahgunakan. Sebagai contoh bila data pelanggan yang rahasia, dapat digunakan oleh pesaing untuk memperoleh manfaat dalam persaingan.
2.5.      Teknik Audit
Ada beberapa teknik audit untuk mengetes automated control. Auditor dapat menggunakan tiga kategori berikut dalam menguji pengendalian biasa juga disebut sebagai teknik audit berbantuan computer / TABK  (Computer Assisted Audit Techniques/CAAT) yang terdiri atas:
  1. Auditing Around the Computer
Dengan teknik ini auditor menguji reliability dari computer generated information dengan terlebih dahulu menghitung hasil yang diinginkan dari transaksi yang dimasukkan dalam sistem, dan kemudian membandingkan hasil perhitungan dengan hasil proses atau output. Jika terbukti akurat dan valid, maka diasumsikan bahwa sistem pengendalian berfungsi seperti yang seharusnya. Kondisi ini cocok jika sistem aplikasi otomasi sederhana dan ringkas. Pendekatan ini masih relevan dipakai di perusahaan yang menggunakan software akuntansi yang bervariasi dan melakukan proses secara periodic.
  1. Auditing With the Computer
Adalah auditing dengan pendekatan komputer, menggunakan teknik yang bervariasi yang biasa juga disebut Computer Assisted Audit Technique (CAAT). Penggunaan CAAT telah meningkatkan secara dramatis kapabilitas dan efektifitas auditor, dalam melakukan susbstantif test. Salah satu CAAT yang lazim dipakai adalah general audit software (GAS). GAS sering dipakai untuk melakukan substantive test dan digunakan test of control yang terbatas. Sebagai contoh GAS sering dipakai untuk mengetes fungsi algoritma yang komplek dalam program komputer. Tetapi ini memerlukan pengalaman yang luas dalam penggunaan software ini.
  1. Audit Through the Computer
Teknik ini fokus pada testing tahapan pemrosesan computerised, logic program, edit routines dan program controls. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa jika program pemrosesan dikembangkan dengan baik, dan memenuhi edit routines dan programme check yang memadai, maka error dan kecurangan tidak akan mudah terjadi tanpa terdeteksi.
2.6.      Auditor
Auditor merupakan seseorang yang memiliki kualifikasi tertentu dalam melakukan audit atas laporan keuangan dan kegiatan suatu perusahaan atau organisasi. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi maka berkembang pulalah suatu keahlian dalam profesi auditor, yaitu auditor sistem informasi. Hal ini didasari bahwa semakin banyak transaksi keuangan yang berjalan dalam sebuah sistem komputer. Maka dari itu perlu dibangun sebuah kontrol yang mengatur agar proses komputasi berjalan menjadi baik. Saat ini auditor sistem informasi umumnya digunakan pada perusahaan-perusahaan besar yang sebagian besar transaksi berjalan secara otomatis. Auditor sistem informasi dapat berlatar belakang IT atau akuntansi tentunya dengan kelebihan dan kekurangan masing-masing.
Pada umumnya terdapat tiga jenis auditor, yaitu:
  1. Auditor Pemerintah adalah auditor yang bertugas melakukan audit pada instansi-instansi pemerintah.
  2. Auditor Intern merupakan auditor yang bekerja pada suatu perusahaan dan oleh karenanya berstatus sebagai pegawai pada perusahaan tersebut. Tugas utamanya ditujukan untuk membantu manajemen perusahaan tempat dimana ia bekerja.
  3. Auditor Independen atau Akuntan Publik adalah melakukan fungsi pengauditan yang diterbitkan oleh perusahaan. Pengauditan ini dilakukan pada perusahaan terbuka, yaitu perusahaan yang go public, perusahaan-perusahaan besar dan juga perusahaan kecil serta organisasi-organisasi yang tidak bertujuan mencari laba. Praktik akuntan publik harus dilakukan melalui suatu Kantor Akuntan Publik (KAP).
Syarat-syarat yang harus dimiliki oleh seorang auditor, diantaranya :
  1. a.      Audit harus dilaksanakan oleh seorang atau lebih yang memilki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor.
Dalam melaksanakan audit sampai pada suatu pernyataan pendapat, auditor harus senantiasa bertindak sebagai seorang ahli dalam bidang auditing. Pencapaian keahlian tersebut dimulai dari pendidikan formal ditambah dengan pengalaman-pengalaman dalam praktik audit dan menjalani pelatihan teknis yang cukup. Asisten junior yang baru masuk dalam karir auditing harus memperoleh pengalaman profesionalnya dengan mendapatkan supervisi yang memadai dan review atas pekerjaannya dari atasannya yang lebih berpengalaman. Pelatihan yang dimaksudkan disini, mencakup pula pelatihan kesadaran untuk secara terus-menerus mengikuti perkembangan yang terjadi dalam bidang bisnis dan profesinya. Ia harus mempelajari, memahami, dan menerapkan ketentuan-ketentuan baru dalam prinsip dan standar auditing yang telah ditetapkan.
  1. b.      Dalam semua hal yang berhubungan dengan perikatan, independensi dan sikap mental harus dipertahankan oleh auditor.
Standar ini mengharuskan seorang auditor bersikap independen, yang artinya seorang auditor tidak mudah dipengaruhi, karena pekerjaannya untuk kepentingan umum. Kepercayaan masyarakat umum atas independensi sikap auditor independen sangat penting bagi perkembangan profesi akuntan publik. Untuk menjadi independen, seorang auditor harus secara intelektual jujur.
Profesi akuntan publik telah menetapkan dalam Kode Etik Akuntan Indonesia, agar anggota profesi menjaga dirinya dari kehilangan persepsi independensi dari masyarakat. Independensi secara intrinsik merupakan masalah mutu pribadi, bukan merupakan suatu aturan yang dirumuskan untuk dapat diuji secara objektif.
  1. c.       Dalam pelaksanaan audit dan penyusunan laporannya, auditor wajib menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama. Penggunaan kemahiran profesional dengan cermat dan seksama menekankan tanggung jawab setiap profesional yang bekerja dalam organisasi auditor. Selain itu juga menyangkut apa yang dikerjakan auditor dan bagaimana kesempurnaan pekerjaannya tersebut. Seorang auditor harus memiliki “tingkat keterampilan yang umumnya dimiliki” oleh auditor pada umumnya dan harus menggunakan keterampilan tersebut dengan “kecermatan dan keseksamaan yang wajar”. Untuk itu, auditor dituntut untuk memiliki skeptisme profesional dan keyakinan yang memadai dalam mengevaluasi bukti audit.
Berikut ini merupakan peran auditor, yaitu:
  1. Perencanaan, Pengendalian dan Pencatatan. Auditor perlu merencanakan, mengendalikan dan mencatat pekerjannya.
  2. Sistem Pemrosesan Transaksi. Auditor harus mengetahui dengan pasti sistem pencatatan dan pemrosesan transaksi dan menilai kecukupannya sebagai dasar penyusunan laporan.
  3. Bukti Audit. Auditor akan memperoleh bukti audit yang relevan dan reliable untuk memberikan kesimpulan rasional.
  4. Pengendalian Intern. Bila auditor berharap untuk menempatkan kepercayaan pada pengendalian internal, hendaknya memastikan dan mengevaluasi pengendalian itu dan melakukan compliance test.
  5. Peninjauan Ulang Laporan. Auditor melaksanakan tinjau ulang laporan yang relevan seperlunya, dalam hubungannya dengan kesimpulan yang diambil berdasarkan bukti audit lain yang didapat, dan untuk memberi dasar rasional atas pendapat mengenai laporan yang ada.

2.7.      Kata Kunci
  • Audit
  • Audit Sistem Informasi
  • Auditor
  • Teknik audit
  • CAAT / TABK
  • Conformance
  • Perfomance